Maßnahmenmanagement als unverzichtbarer Bestandteil von Ertragssteigerungsprogrammen

Ertragssteigerungsprogramme stellen an ein Unternehmen viele Herausforderungen. Die Einhaltung notwendiger Prozesse ist nur eine davon. Damit Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten und damit Projektverlauf und Projektcontrolling, transparent aufgezeigt und somit Hindernisse bei der Umsetzung frühzeitig erkannt werden können, ist der Einsatz eines professionellen Maßnahmenmanagements unverzichtbar. Die Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung setzt seit Jahren bei der Umsetzung von Ertragssteigerungsprogrammen ein IT-gestütztes Maßnahmenmanagementtool (mmt) ein.

Viel zu häufig wird dem Projektcontrolling in Unternehmen eine zu geringe Bedeutung beigemessen. Die daraus resultierenden negativen Auswirkungen sind in qualitativer und quantitativer Hinsicht vielschichtig. So werden z. B. oftmals noch Excel-Listen zur Steuerung einzelner Projekte als Projektmanagement-Tool eingesetzt. Doch derartige Listen können nur bedingt die Komplexität einzelner Projekte abbilden. Weiterhin werden in der Praxis Projekte, die in verschiedenen Abteilungen umgesetzt werden, nur dort gesteuert und dokumentiert. Dadurch können Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten nicht nachverfolgt und abteilungsübergreifende Themen nicht erkannt werden. Eine zentrale Steuerung ist nicht möglich, die benötigte Transparenz über alle Maßnahmen fehlt und der Überblick über den Umsetzungsstand ist nicht gegeben. Bei möglichen Verschiebungen in einem Projekt werden so nicht automatisch die Auswirkungen auf andere Projekte (z. B. in anderen Abteilungen) erkannt.

Einsatz des Maßnahmenmanagementtools (mmt)

Zur Unterstützung der Maßnahmenumsetzung wurde auf Basis der Projekterfahrungen der Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung ein auf Microsoft Access basierendes Maßnahmenmanagementtool mit dem Namen „mmt" entwickelt. Zentrale Elemente des mmt sind:

  • die Bewertung und Priorisierung von Projekten und Maßnahmen anhand ihres Beitrages zum Unternehmenserfolg und
  • die Strukturierung der Projekte in Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Zeiträumen.

Mit dem mmt werden die Ergebnisse eines sogenannten Ertragssteigerungsworkshops zusammengefasst und im Rahmen eines Maßnahmencontrollings kontinuierlich fortgeschrieben. In dem Workshop erarbeiten und definieren die Mitarbeiter zusammen mit den Beratern der Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung mögliche Maßnahmen zur Ertragssteigerung. Anschließend werden aus den Maßnahmen klar definierte Aufgabenpakete heruntergebrochen. Verantwortlichkeiten und Termine werden mit den ausführenden Mitarbeitern verbindlich festgelegt. Veränderungen der ursprünglichen Termine erfolgen nur in Abstimmung mit dem Projektmanagement, welches neben der zentralen Pflege des mmt auch ein genaues Monitoring der Aufgaben und Maßnahmen (in den Dimensionen Zeit, Invest und Return on Invest) sicherstellt. Grundsätzlich werden mit allen Beteiligten feste Abstimmungsroutinen vereinbart, die den Pflegeaufwand des mmt ganz erheblich reduzieren.

In den von Buchalik Brömmekamp begleiteten Praxisfällen dient das mmt als Grundlage der regelmäßigen Projektbesprechung

Abb 1: Das Maßnahmencockpit: Kerndaten auf einen BlickAbb 1: Das Maßnahmencockpit: Kerndaten auf einen Blick

Das Management kann auf einen Blick im sogenannten „Cockpit" sehen, bei welchen Maßnahmen Handlungsbedarf besteht und wie weit die Maßnahmenumsetzung fortgeschritten ist. Insofern erfüllt das Cockpit die Anforderungenan ein aktuelles Management-Informationssystem. Aktueller Handlungsbedarf wird über eine Ampelfunktion dargestellt und der Maßnahmenfortschritt erfolgt über eine Treppendarstellung. Auch die Zielerreichung der monetären Effekte ist im Cockpit ersichtlich. Damit hat das Management die Möglichkeit, neben der erfolgreichen Maßnahmenumsetzung, auch die Realisierung der geplanten Effekte auf einen Blick nachzuhalten. Kurz, prägnant und aggregiert werden für das Management so alle wichtigen Informationen über einzelne Maßnahmen – aber auch das Gesamtprojekt – dargestellt.

 

Abb. 2: Bedarfsgerechte Transparenz für alle AkteureAbb. 2: Bedarfsgerechte Transparenz für alle Akteure

Für die Projektbeteiligten werden durch standardisierte Auswertungendie Eckdaten, die sie für eine zeitnahe Umsetzung der Maßnahmen und Aufgaben benötigen, auf Knopfdruck zusammengestellt. Den Maßnahmenverantwortlichen wird regelmäßig eine Übersicht der ihnen zugeordneten Aufgaben zur Verfügung gestellt. In diesen Übersichten werden anstehende und in Verzug geratene Aufgaben durch eine Ampelfunktion hervorgehoben.

Die Ampelfunktion hat erfahrungsgemäß einen erheblichen psychologischen Effekt, denn kritische Ampelkonstellationen wollen von den Mitarbeitern vermieden werden. Zudem können in abteilungsübergreifenden Besprechungen die Planabweichungen, wie z. B. kritische Ampelstatus, deren Auswirkungen auf andere Maßnahmen, Umsetzungsprobleme und deren Beseitigung, konstruktiv diskutiert werden. Die Auswertungen des mmt dienen als Leitfaden des Gespräches. Durch derartig gesteuerte Abstimmungen kann die Zusammenarbeit verbessert und der Erfolg gerade komplexer, ineinandergreifender Maßnahmen in der Umsetzung gesteigert werden.

Vorteile des Maßnahmenmanagements

Das mmt bietet auf allen Ebenen den beteiligten Mitarbeitern eine größtmögliche Transparenz. Gleichzeitig werden dadurch für die Beteiligten Ziele festgeschrieben, die insbesondere auch als Grundlage von Zielerreichungsgesprächen dienen können. Jeder kennt die ihm zugeordneten Maßnahmen und Aufgaben zur Hebung der Gesamtpotenziale, ebenso wie Verantwortlichkeiten und verbindliche Termine. Die Mitarbeiter wissen nun, welcher Beitrag von ihnen zur Erreichung des Projekterfolges erwartet wird. Zudem sind sie direkt in das Gesamtgeschehen involviert. Gerade das schafft in Organisationen einen gewissen sportlichen Wettbewerb, die gesetzten und abgestimmten Ziele zu erreichen.

 Die Entscheider erhalten mit dem Cockpit die notwendigen Informationen über den Gesamtprozess, um bei Problemen schneller eingreifen und unterstützen zu können. Das mmt ist dabei das praxiserprobte unverzichtbare Hilfsmittel. Im Gegensatz zu den meisten Softwaretools bietet es die Möglichkeit, maßgeschneiderte Auswertungsmöglichkeiten zu erstellen und monetäre Effekte zu hinterlegen. Und dabei ist das mmt als Eigenentwicklung der Buchalik Brömmekamp lizenzkostenfrei.

RA Prof. Dr. Jochen Vogel
Geschäftsführer der Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung GmbH

Julia Dücker
Junior Consultant bei der Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung GmbH