Cash-Motor Einkauf – Wert- und Kostenanalyse entlang der Wertschöpfungskette

Ein im Unternehmen strategisch verankertes Wertmanagement sorgt durch Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit langfristig für Erfolg und Wachstum. Das Ziel heißt Kosten- und Leistungsverbesserung durch Produkt- und Prozessverbesserung. Entscheidend für den Erfolg ist die interdisziplinäre Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Alle müssen an einem Strang ziehen, um gemeinsam sämtliche Potenziale zu heben. Der Einkauf hat dabei eine Schlüsselrolle.

Die Kostenoptimierung in den operativen Bereichen, insbesondere im Einkauf, ist für das Unternehmensergebnis von zentraler Bedeutung. Die klassischen Hebel wie Bündelung und Verhandlung sind längst nicht mehr ausreichend. Kreative Wertmanagement-Ansätze ermöglichen Unternehmen, Kosten nachhaltig zu senken, ohne gleichzeitig Qualität, Zuverlässigkeit und Marktfähigkeit der produzierten Güter zu beeinflussen. Die Schaffung und Verbesserung von Werten erfolgt nicht nur durch Kostensenkung, die Funktionen des Produktes werden im Verhältnis zu deren Kosten gesehen. Die Optimierung des Produktwertes aus der Kundenperspektive steht im Mittelpunkt.

Ganzheitliche Wertanalyse

Die Leistungen der Unternehmen – sei es im Fertigungs-,Dienstleistungs- oder auch Handelsbereich – dienen der Problemlösung der Kunden. Die Kunden stellen gewisse Ansprüche an die erbrachten Leistungen, sie erwarten einen bestimmten Nutzen. Diesen Nutzen kostenminimal zu halten ist die Zielsetzung der Wertanalyse. Dementsprechend kann die Wertanalyse als eine funktionsgerichtete, systematische Untersuchungsmethode bezeichnet werden. Sie setzt sich aus einer Kosten- und Funktionsanalyse zusammen und folgt einer ganzheitlichen Betrachtungsweise unter dem Gesichtspunkt der Gesamtkosten. Die Analyse der Gesamtkosten führt zu einer hohen Transparenz aller beeinflussbaren Kostenhebel – von den reinen Materialkosten, über die Fertigungskosten bis hin zu den Gemein- und Prozesskosten (s. Abb. 1). So kann beispielsweise das Ergebnis der Bewertung sein, dass die Losgrößen einen wesentlichen Kostenhebel darstellen. Die Kostenanalyse dient in diesem Fall als Basis für eine optimierte Produktionssteuerung. Sie ist somit ein Instrument zur kurzfristigen, aber auch zur nachhaltigen Realisierung von Einsparpotenzialen. Mit der Funktionsanalyse werden die Wirkung, der Zweck und das Konzept der Wertanalyse-Objekte dargestellt. Nach der Benennung der Funktionen eines Objektes werden diese den bauteilabhängigen Herstellkosten direkt zugeordnet. So wird ersichtlich, wie viel die Realisierung der Funktionen bzw. die Eigenschaften eines Objektes in der Herstellung kosten. Durch den Vergleich der Kosten mit der Bedeutung der Funktionen können Optimierungsansätze identifziert werden. Sind die Kosten für eine Funktion im Vergleich zu ihrer Bedeutung zu hoch, handelt es sich um eine kostentreibende Funktion. Der Aufwand sollte reduziert werden. Dies lässt sich durch ein Materialgruppenmanagement in Verbindung mit einem proaktiven und integrativen Lieferantenmanagement realisieren.

Abb. 1: Kostentransparenz zur KostenreduzierungAbb. 1: Kostentransparenz zur Kostenreduzierung

Materialgruppen- und Lieferantenmanagement

Der Einkäufer ist als sogenannter Commodity Manager für das Lieferantenmanagement der jeweiligen Warengruppe verantwortlich und somit die treibende Kraft zur Realisierung der identifizierten Potenziale. Die cross-funktionale Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und die Einbeziehung der Lieferanten ist dabei der Schlüssel für ein erfolgreiches Materialgruppenmanagement. Die Unterstützung durch das Top-Mangement sowie die technische und kaufmännische Qualifikation des Einkäufers sind dabei entscheidend in der Umsetzung. Zudem ist die Einbindung in der frühen Phase des Produktentstehungsprozesses (PEP) zwingend erforderlich zur Realisierung von hohen Kostensenkungspotenzialen. Denn im Durchschnitt werden 70 Prozent der Produktionskosten, wie z. B. auch Verfahrenskosten, in dieser Phase festgelegt. Maßnahmen zur Veränderung in späteren Phasen der Entwicklung verursachen in der Regel hohe Kosten und sind nur schwer umsetzbar. Den größten Einfluss auf die Produktkosten haben in der Regel die Materialkosten eines Produktes. Der Lieferant sollte zur größtmöglichen Kostenbeeinflussung direkt in die Produktentwicklung eingebunden werden und Bestandteil der Kostenstrukturanalyse werden. Aber wie und zu welchen Kosten produziert eigentlich mein Lieferant? Diese Frage sollte bereits innerhalb der Angebotsphase geklärt werden, da die Beantwortung im Nachgang sich in der Praxis als eher schwierig darstellt. Hier ergeben sich vielfältige Möglichkeiten wie z. B. entsprechende Vorortbesuche – gemeinsam mit Technik und Einkauf –, anschliessende Bewertung, Referenzaussagen, Auditierungsergebnisse des möglichen Lieferanten, Kreditauskünfte, Wettbewerbsanalysen etc..

Abb. 2: ProduktentstehungsprozessAbb. 2: Produktentstehungsprozess

Lieferanten-Workshops sind ein hilfreiches Instrument zur realistischen Abbildung der aktuellen Kostensituation. Auf dieser Basis können gemeinsam Optimierungsansätze identifiziert, bewertet und umgesetzt werden. Hierdurch ergibt sich nicht nur eine Win-win-Situation im monetären Sinne, auch die Art der Zusammenarbeit verbessert sich erheblich. Es wird eine neue Ebene der Lieferantenbeziehung erreicht. Für eine nachhaltige Generierung von Werten bei kontinuierlicher Verbesserung der Kostensituation ist ein rollierender Lieferantenmangement-Prozess notwendig. Lieferantenmangement ist keine Einmalsache – es muss permanent durch neue Erkenntnisse im Prozess, wie auch auf dem Markt angepasst und aktualisiert werden.

Abb. 3: Lieferantenmanagement-ProzessAbb. 3: Lieferantenmanagement-Prozess

Erfolgsfaktoren der Umsetzung

Die erfolgreiche Umsetzung einer wertorientierten Beschaffung ist von zwei wesentlichen Faktoren abhängig. Die Einbindung der gesamten Wertschöpfungskette – sowohl intern als auch extern – ist Voraussetzung für eine ganzheitliche Betrachtung. Die erforderliche Untersützung durch das Management muss für eine konsequente und nachhaltige Umsetzung sorgen. Auch die notwendigen Qualifikationen der Mitarbeiter sowie eine adäquate Organisationsstruktur sind für eine nachhaltige Verankerung im Unternehmen von Bedeutung. Dem Einkauf kommt als Haupt-Werttreiber eine Schlüsselrolle zu und er steuert einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmensergebnis bei.

Friederike Maaß, Leiterin Competence Center Einkauf bei der Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung GmbH