Maßnahmen erfolgreich umsetzen – Teil 1: Die Analyse oder die Vorbereitung des Bodens

Projekte zur Verbesserung der internen Abläufe sind in jedem zukunftsorientierten Unternehmen die Regel. Zur zielführenden Umsetzung von Optimierungsprojekten ist der Einsatz eines professionellen Maßnahmenmanagements empfehlenswert. Dabei sind die Phasen der Analyse, Strukturierung und Umsetzung von Maßnahmen zu berücksichtigen. Die einzelnen Phasen bauen aufeinander auf. Durch das mehrstufige Verfahren erfolgt eine Auswahl der erfolgversprechendsten Maßnahmen. In der Analysephase wird quasi der Boden für die anderen Phasen vorbereitet.

Das Maßnahmenmanagement

Die Grundlage eines erfolgreichen Maßnahmenmanagements bilden die Analyse und die Strukturierung.

Die Umsetzungsphase des Maßnahmenmanagements nimmt die meiste Zeit in Anspruch und wird daher oftmals stärker beachtet. Vergleichbar ist dies mit einer ertragreichen Ernte, der die aufwändige Bearbeitung des Bodens sowie die gewissenhafte Auswahl der Samen und nicht zuletzt deren Aussaat vorausgehen.

Bis zur Ernte muss die Saat sorgfältig und regelmäßig gepflegt werden. Bezogen auf das Maßnahmenmanagement entspricht die Vorbereitung des Bodens der Analysephase, die Auswahl und Aussaat der Samen der Strukturierungsphase, die Pflege und Ernte der Umsetzungsphase.

Abb. 1: Maßnahmentrichter

In der Analysephase werden die vorhandenen Ideen ermittelt und zentral gesammelt. Anschließend erfolgt die Bewertung der Maßnahme hinsichtlich ihrer Beiträge zum Unternehmensergebnis im Bezug auf Kosten, Nutzen und Zeit. Basierend darauf erfolgt die Priorisierung und Strukturierung der Maßnahmen.

Danach werden die definierten Maßnahmen und Teilaufgaben umgesetzt und deren Fortschritte – hinsichtlich der terminlichen und monetären Ziele – regelmäßig überprüft. Das dreistufige Vorgehen dient dabei als Filter, mit dessen Hilfe eine Fokussierung auf die Maßnahmen, die für den Unternehmenserfolg am entscheidendsten sind, möglich wird. Interne Ressourcen werden so gezielt und effizient eingesetzt.

Die einzelnen Phasen des Maßnahmenmanagements werden wir im Rahmen einer Artikelreihe beschreiben. Dieser Artikel befasst sich mit der Analysephase.

Faktoren, die ein erfolgreiches Maßnahmenmanagement behindern

In der Praxis müssen Unternehmen bei Optimierungsprojekten häufig Hindernisse überwinden. In der Analysephase kann das Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten durch das mit der Betriebsblindheit einhergehende verminderte Problembewusstsein sowie die mangelnde Veränderungsbereitschaft im Unternehmen beeinträchtigt sein.

Des Weiteren können erkannte Verbesserungspotenziale durch ein vermitteltes fehlendes Interesse der Führungsebene die Sammlung derselben erschweren.

Beispiele sind eine autoritäre Führungskultur oder die Nichtbeachtung von Maßnahmenideen durch die Vorgesetzten.

ideen aufgenommen, sodass in der anschließenden Strukturierungsphase nicht zwingend die besten Maßnahmenideen bewertet werden.

Quellen für Verbesserungsideen

Im Rahmen der Analysephase gilt es nach Möglichkeit alle im Unternehmen vorhandenen Ideen für Verbesserungen oder Problemstellungen zu sammeln. Diese Ideen können dabei aus internen oder externen Quellen generiert werden.

Neben Maßnahmenideen der eigenen Mitarbeiter zur Verbesserung der täglichen Abläufe, können Ideen beispielsweise auch bei Fortbildungen gesammelt oder aus der Unternehmensstrategie abgeleitet werden.

Hilfreiche Anregungen lassen sich auch aus externen Quellen generieren. Lieferanten und Kunden können – bei einem vertrauensvollen Verhältnis, beispielsweise über Lieferantenbewertungen oder ein Beschwerdemanagement – erste Hinweise für Verbesserungen in einzelnen Bereichen geben. Alternativ kann auch ein Vergleich mit dem Wettbewerber oder anderen Unternehmen Anregungen liefern.

Weitere Maßnahmenideen können durch begleitende Berater, wie z. B. Steuerberater oder IT-Berater, generiert werden. Diese können das Unternehmen oder bestimmte Abteilungen mit anderen ihnen bekannten Unternehmen vergleichen und dadurch auf Probleme aufmerksam machen. Die Informationen aus externen Quellen können dabei von den Mitarbeitern der Fachabteilungen im täglichen Kontakt gesammelt und entsprechend weitergegeben werden.

Der Workshop als Plattform zur Ideensammlung

Zur zentralen Sammlung der Ideen hat sich ein abteilungsübergreifender Workshop in der Praxis bewährt.

Sinnvoll ist es, erste Maßnahmenideen bereits zur Vorbereitung zu sammeln. Diese können aus einem betrieblichen Vorschlagswesen stammen oder mittels einer Mitarbeiterbefragung gesammelt werden.

Diese Ideen werden dann im Workshop diskutiert und durch weitere ergänzt. Dabei werden die Ideen aus den externen Quellen durch die Mitarbeiter der Fachabteilungen eingebracht. Durch die abteilungsübergreifende Zusammensetzung des Workshops können Schnittstellenprobleme direkt mit den entsprechenden Beteiligten diskutiert werden – das

vereinfacht die Lösungsfindung. Zusätzlich kann die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessert werden. Bei bekannten Animositäten zwischen einzelnen Abteilungen kann der Einsatz eines externen Moderators – aufgrund seiner Neutralität und Objektivität – sinnvoll sein. Dieser stellt sicher, dass Raum für konstruktive Diskussionen bleibt, verschiebt aber gleichzeitig nicht zielführende Debatten auf einen späteren Zeitpunkt, sodass der Workshop zeitlich im Rahmen bleibt.

Fazit

Die Aufgaben des Maßnahmenmanagements gehen weit über die reine Projektverfolgung und Sicherstellung der Zielerreichung hinaus. Ein wesentlicher Baustein ist dabei die Analysephase. Durch eine umfassende Analysephase können bereits erste Hindernisse, die die Maßnahmenumsetzung behindern, ausgeräumt werden.

Die Zielsetzung liegt dabei in der möglichst umfangreichen Sammlung von Maßnahmenideen unter der Berücksichtigung unterschiedlicher Quellen. Hierzu hat sich ein abteilungsübergreifender Workshop bewährt. Durch die Sammlung und Dokumentation aller im Unternehmen vorhandenen Ideen entsteht eine zentrale, dokumentierte Ideensammlung. Diese kann bereits erste Ansätze zur Realisierung der Ideen enthalten. Dadurch wird der Boden für einen zielgerichteten Einsatz der Ressourcen vorbereitet. Basierend auf den Ergebnissen der Analyse erfolgt eine Bewertung und Strukturierung der Maßnahmenideen. Auf dieses Thema werden wir im nächsten Newsletter näher eingehen.

Julia Dücker, Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung