Maßnahmen erfolgreich umsetzen - Teil 2: Die Strukturierung oder das Ausbringen des Saatguts

Im Maßnahmenmanagement stellt die Strukturierungsphase das Bindeglied zwischen Analyse und Umsetzung dar. Die Strukturierung liefert somit die Basis für die Umsetzung und hilft später Zeitpläne sowie Budgets einzuhalten und das gewünschte Ergebnis zu erreichen.

Im letzten Artikel dieser Reihe wurde die Analysephase er- läutert. Die Zielsetzung liegt hier in der möglichst umfang- reichen Sammlung von Maßnahmenideen unter der Berück- sichtigung unterschiedlicher Quellen. Aus diesem Ideenpool werden dann im Rahmen der Strukturierungsphase die daraus abgeleiteten Maßnahmen mit dem höchsten Beitrag zum Unternehmensergebnis unter Berücksichtigung von Implementierungskosten und Zeitaufwand ausgewählt. Zum besseren Verständnis bietet sich hier die Analogie zur Landwirtschaft an. In Bezug auf das Maßnahmenmanage- ment bedeutet dies, die Vorbereitung des Bodens ent- spricht der Analysephase, die Auswahl und Aussaat der Samen der Strukturierungsphase, die Pflege und Ernte der Umsetzungsphase.

Abb. 1: MaßnahmentrichterAbb. 1: Maßnahmentrichter

Aufbau einer groben Projektstruktur (Top-Down)

Die in der Analysephase gesammelten Maßnahmen sind in der Strukturierungsphase zu selektieren und zu priorisieren, um eine zielführende und effiziente Umsetzung zu gewähr- leisten. Der Berliner Flughafen ist ein aktuelles Beispiel da- für, dass in der Praxis Budgets und Zeitpläne überschritten oder gar Ziele völlig verfehlt werden. Deshalb ist es wichtig, Fehlentwicklungen schon vor der Umsetzung durch ein systematisches Vorgehen zu vermeiden. In der Strukturierungsphase sind daher zuerst folgende Fragen zu beantworten: Ist eine Maßnahme zwingend notwendig, um das Projektziel zu erreichen? Wie schnell kann eine Maßnahme umgesetzt werden? Welchen Effekt hat sie auf das gesetzte Ziel und mit welchen Implementierungskosten ist sie verbunden? 

Die Beantwortung dieser Fragen obliegt unter Zuhilfenahme des Unternehmenscontrollings der ersten Führungsriege. Diese muss die Effektivität des Projektes respektive die Harmonie zur Unternehmensstrategie überprüfen. Darüber hinaus wird so die notwendige Aufmerksamkeit für die Umsetzung bei der Belegschaft sichergestellt.

Die Top-Down-Gliederung der groben Projektstruktur beinhaltet die Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Im ersten Schritt sind die Maßnahmenverantwortlichen nach Eignung zu definieren. Hierbei ist es wichtig, nur eine Person pro Maßnahme zu benennen. Das stellt eine persönliche Identifikation mit der Maßnahme sicher und verhindert Kompetenzstreitigkeiten. Anschließend folgt das Unterteilen der Maßnahmen in gut handhabbare Teilschritte mit entsprechenden Meilensteinen. Dabei ist eine klare „Sprache“ im Projekt entscheidend. Ziele sollten dem S.M.A.R.T. (Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch und Terminiert) Prinzip folgen. Das erleichtert die Kommunikation an die ausführenden Mitarbeiter und ermöglicht ein effektives Projektcontrolling.

Aufbau einer detaillierten Projektstruktur (Bottom-Up)

Nachdem die Maßnahmenverantwortlichen festgelegt sind, sollten diese eigenverantwortlich Teams für die Umsetzung der Maßnahmen zusammenstellen. In der Regel haben sie den besten Blick für die Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter. Dies stellt eine bestmögliche Besetzung der Aufgaben sicher und vermeidet eine Über- beziehungs- weise Unterforderung der einzelnen Mitarbeiter. Ein gutes Briefing an die ausgewählten Mitarbeiter, bei dem der Mehrwert der Maßnahme verdeutlicht wird, ist unerlässlich, um diese auf ihre Aufgaben vorzubereiten und dafür zu begeistern. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Mitarbeiter in die weitere Detaillierung und Strukturierung der einzelnen Maßnahmen, in Aufgaben und Aufgabenpakete eng einzubinden, um so von deren Know-how zu profitieren und die Identifikation zu erzeugen. 

In dieser Phase ist auf einen sinnvollen Detaillierungsgrad der Aufgaben zu achten. Eine umfangreiche Aufgabenstruktur erleichtert zwar die Steuerung der Mitarbeiter und verringert den Abstimmungsaufwand, erhöht jedoch den Controllingaufwand. Hier muss ein Kompromiss, individuell auf Maßnahmen und Mitarbeiter abgestimmt, gefunden wer- den. Aufgrund der vielen Entscheidungen, die häufig eine Ermessenssache sind, stellt die Detaillierungsphase eine signifikante Herausforderung für Unternehmen mit wenig Projekterfahrung dar und entscheidet darüber, ob das Maßnahmenmanagement seine Vorteile voll entfalten kann. In dieser Phase ist die Unterstützung eines externen Beraters sinnvoll, um die ersten Schritte hin zu einer Projektkultur zu begleiten. In der Strukturierungsphase kann dieser mit seinem Know-how – insbesondere beim Aufbau der detaillierten Projektstruktur – unterstützen. Weiterhin kann er als externer Experte helfen, die gesetzten Ziele zu verifizieren und den Veränderungsprozess als neutraler Vermittler einleiten und begleiten.

 Zusammenführung der Projektstruktur

Die detailliert geplanten (Bottom-up) Maßnahmen und Auf- gaben müssen mit der Projektplanung (Top-Down) zusammengeführt und synchronisiert werden, um eine ganzheitliche Projektstruktur zu erhalten. Zur Vermeidung von Medienbrüchen, Insellösungen und aufwendigem manuellen Eingreifen, bietet sich ein einheitlicher Standard für die Dokumentation der Detailstruktur an. Einmal abgebildet, ist die Gesamtstruktur im Führungskreis zu plausibilisieren. Es müssen Zeitablauf, verfügbare Ressourcen und die Ergebnisse aufeinander abgestimmt werden, ansonsten können Aufgaben miteinander kollidieren. Nehmen beispielsweise zwei Aufgaben eine limitierte Ressource, wie einen Mitarbeiter in Anspruch oder ist eine Aufgabe vom Ergebnis einer anderen abhängig, ist dies in der Projektplanung zu berücksichtigen. Viele Unternehmen greifen bei der Dokumentation der Projektstruktur auf Microsoft Excel zurück. Erfahrungsgemäß eignet sich Excel jedoch nicht für das Abbilden und Plausibi- lisieren komplexerer Strukturen. Auf dem Markt gibt es hier- für professionellere Lösungen. Diese überfordern den unge

übten Anwender jedoch schnell mit ihrer vielfältigen Funktionalität. Ideal ist eine Software, die den Anforderun- gen an eine standardisierte Planung, Dokumentation sowie Plausibilisierung der Maßnahmen gerecht wird und zugleich nutzerfreundlich ist. Darüber hinaus sollten Maßnahmen- effekte nachgehalten werden können. Die von der Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung entwickelte Software, das „Maßnahmenmanagement-Tool“, wurde in der Bera- tungspraxis explizit auf diese Anforderungen hin entwickelt und hat sich bereits in vielen Projekten bewährt. 

Fazit

Ziel der Strukturierungsphase ist eine plausibilisierte und detaillierte Projektstruktur zu erarbeiten. Auf dem Weg dorthin ist es wichtig, die Mitarbeiter nicht zu verlieren. Hierbei ist die Kommunikation und frühzeitige Einbindung aller Mitarbeiter ein wichtiger Bestandteil. Zusammen lie- fern die Analyse- und Strukturierungsphase das Fundament für eine erfolgreiche Umsetzung der Maßnahmen. Die in- vestierte Zeit und Mühe in die Analyse- und Strukturierung zahlt sich später in der Umsetzung aus, da die richtigen Dinge zur richtigen Zeit von den geeigneten Personen um- gesetzt werden. Die letzte Phase des Maßnahmenmanage- ments – die Umsetzungsphase – wird Thema des nächsten Newsletters sein.

Arwed Kirchhoff, Junior Consultant, Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung