Kapazitäts­ und Fertigungsplanung in der Produktion – pünktlich liefern

Eine fehlende Kapazitäts- und Fertigungsplanung führt insbesondere bei auftragsbezogen arbeitenden Unter- nehmen zu Problemen. Anhand typischer Symptome wird im Folgenden erläutert, wie dieses Problem erkannt wird und wie Lösungen aussehen. Spezifische Ansätze werden sowohl für die übergeordnete Kapazitätsplanung des Gesamtunternehmens als auch für die Fertigungsplanung einzelner Aufträge dargestellt.

Eine Kapazitätsplanung bildet die benötigten Ressourcen an Mitarbeitern und Produktions-mitteln über einen langfristigen Zeitraum – z. B. ein Jahr – ab. Eine unzureichende Kapazitäts-­ planung äußert sich in den folgenden Symptomen:

•    Die Produktivität der Mitarbeiter ist insgesamt im Wett­ bewerbsvergleich niedrig.
•    In einigen Bereichen sind Mitarbeiter überlastet, was zu einer hohen Anzahl an Überstunden
     führt. In anderen Bereichen des Unternehmens liegt dagegen die Aus­ lastung unter dem
     gewünschten Wert.
•    Aufträge werden nicht rechtzeitig abgewickelt.
•    Urlaubszeiten führen zu Chaos in der Auftragsabwicklung.
•    Bestände an Rohmaterialien und Halbfertigprodukten sind hoch.
•    Die Durchlaufzeit für Aufträge ist lang.

Die Ursachen liegen häufig in einer unzureichenden Datenlage

•    Die Auslastung einzelner Bereiche des Unternehmens ist nicht bekannt. Wesentliche
     Bereiche werden nicht berück­ sichtigt, zum Beispiel kommt dies häufig im Bereich F&E
     (Forschung und Entwicklung) oder im Einkauf vor. Im Fall der Konstruktion führt dies dazu,
     dass Fertigungszeichnungen nicht rechtzeitig verfügbar sind und die Produktion nicht
     pünktlich starten kann. Im Bereich Einkauf können benötigte Materialien nicht rechtzeitig
     beschafft werden oder es müs­ sen Aufschläge für kurzfristige Lieferungen bezahlt werden.

•    Die Kapazitätsplanung geht von unbegrenzten Ressour­cen aus. Aufträge werden  un-
     gesteuert durch den Vertrieb angenommen.

•    Urlaubszeiten werden nicht gesteuert. In Phasen hoher Auslastung sind nicht genügend
     Mitarbeiter vorhanden oder es ist keine ausreichende Anzahl von Mitarbeitern mit einer
     speziellen Qualifikation vor Ort. 

Die Folgen können für das Unternehmen ernst werden

•    Kunden sind aufgrund von Lieferverzögerungen unzufrieden.

•    Ein Teil der Mitarbeiter ist ständig überlastet, während andere auf die Fertigstellung 
     vorgeordneter Arbeitsschrit­ te, auf Material oder auf Zeichnungen warten.

•    Neueinstellungen geschehen ungesteuert und führen nicht zu der gewünschten Entlastung
     im Arbeitsaufwand.

•    Nach einem Personalabbau treten unerwartet Probleme in der Auftragsabwicklung auf, da
     in einigen wenigen Arbeitsbereichen Engpässe nicht berücksichtigt wurden. Aufträge  
     können nicht mehr rechtzeitig bearbeitet wer­ den, der Personalabbau muss mit hohem
     Aufwand teil­ weise rückgängig gemacht werden.

•   Es ist unklar, wie mit Vergabe von externen Arbeiten die Situation entlastet werden kann.

•   Die kalkulierten Kosten der Arbeitszeit werden deutlich überschritten, die Profitabilität von 
    Aufträgen sinkt. 

Um diese Auswirkungen zu beheben, muss eine übergeordnete Kapazitätsplanung durchgeführt werden. Auch wenn im normalen Betrieb des Unternehmens keine Probleme bestehen, sollte eine solche Planung auf jeden Fall vor einem Personalabbau oder vor wesentlichen Organisations­ änderungen durchgeführt werden. Hierzu wird ermittelt, welche Ressourcen an Produktionsmitteln und Mitarbeitern über den Planungszeitraum hinweg benötigt werden. Falls die Auslastung stark saisonal schwankt, ist dies zu berücksichtigen. Beim Personal werden hierzu Gruppen gleicher Qualifikation gebildet, alle Mitarbeiter in einer Gruppe können sich gegenseitg vertreten und dieselben Arbeiten durchführen. Hierbei müssen alle Funktionen des Unternehmens abgebildet werden. 

Beispielhaft wird nachfolgend die Kapazitätsplanung in Arbeitsstunden für Schweißer, Schlosser und Konstrukteure eines Stahlbauunternehmens für zwei Wochen im Juli 2014 dargestellt (Abb. 1). Vor der Einführung dieser Kapazitätsplanung durch Buchalik Brömmekamp wurden im Unterneh­ men Kapazitäten nur grob übergeordnet geplant, insbeson­ dere wurde nicht zwischen Mitarbeitern verschiedener Qualifikationen unterschieden. Sowohl die Einlastung von Aufträgen als auch die Urlaubsplanung wurden in diesem Unternehmen nicht anhand der Kapazitätsplanung dargestellt.

So führt in der zweiten Woche im Juli der Urlaub zweier Schweisser bei gleichzeitig zwei neu startenden Aufrägen dazu, dass diese nicht rechtzeitig bearbeitet werden können. Gleichzeitig haben aber drei Schlosser nichts zu tun. Bei einer Gesamtbetrachtung der Fertigungskapazität fällt dieses Problem nicht auf, sodass der Mangel an Mitarbeitern einer bestimmten Qualifkation das Unternehmen vollkommen unvorbereitet traf. 

 

 

Abb. 1: KapazitätsplanungAbb. 1: Kapazitätsplanung

Ist die Kapazitätsplanung im Unternehmen vorhanden, muss sie in Form einer Fertigungsplanung umgesetzt werden. Eine unzureichende Fertigungsplanung kann an folgenden Symptomen erkannt werden:

•   Die Mitarbeiter müssen ständig angeleitet werden, damit sie an den richtigen Dingen
    arbeiten. st der Vorgesetzte nicht anwesend, entstehen Wartezeiten.

•   Die Arbeiten werden häufig nicht in der richtigen Reihen­ folge abgearbeitet.

•   Wenn die Mitarbeiter mit einem Arbeitsschritt beginnen möchten, ist das notwendige Material
    nicht da oder der vorgeordnete Arbeitsschritt ist noch nicht fertig.

•   Externe Arbeitsschritte sind nicht geplant.

•   Es treten „überraschend“ weitere notwendige Arbeitsschritte auf, die vorher nicht geplant
    waren. 

Ursachen

•  Die Arbeitsvorbereitung ist unzureichend und listet nicht alle notwendigen Tätigkeiten auf.

•  Es gib keine Arbeitsplanung für einzelne Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum, Arbeiten 
   werden auf „Zuruf“ durchgeführt.

•  Materialbeschaffung und Mitarbeiterplanung sind nicht integriert.

•  Die Arbeitsplanung ist für den einzelnen Mitarbeiter nicht zugänglich, sondern wird nur vom 
   Vorgesetzten gesteuert. 

Folgen

•  Die Mitarbeiter müssen ständig die Vorgesetzten fragen, was sie als nächstes tun sollen.
   Falls die Vorgesetzten nicht anwesend sind, stockt die Arbeit.

•  Projekte werden nicht rechtzeitig fertiggestellt.

•  Die Vorgesetzten sind ständig in einer „Feuerlöschfunk­ tion“, da oft ungeplante
   Zusatzarbeiten organisiert wer­ den müssen.

•  Durch nicht eingeplante Arbeitsschritte liegen die Ferti­ gungskosten höher als kalkuliert.
   Aufträge werden da­ durch unprofitabel. 

Um dieses Problem zu lösen ist eine Fertigungsplanung not­ wendig, die alle Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge auflistet und die Arbeiten einzelnen Mitarbeitern zuweist. Diese Planung sollte jeweils mindestens für zwei bis drei Tage im Voraus verfügbar sein, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit selbst vorbereiten können. Weiterhin muss die Mate­ rialbeschaffung integriert sein. Um Fehler in der Planung korrigieren zu können, muss die tatsächliche Abarbeitung der Arbeitsschritte nachgehalten werden. 

Eine gute Planung spart also jedem Unternehmen Geld und Zeit. Sollten Sie Fragen zur Kapazitäts­ oder Fertigungs­ planung haben, sprechen Sie uns an!

Dr. Dirk Dümpelmann, Projektmanager, Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung GmbH