Maßnahmen erfolgreich umsetzen – Teil 3: Das Einfahren der Ernte

In der Umsetzungsphase des Maßnahmenmanagements werden die geplanten Aufgaben implementiert. Damit beginnt die dritte und entscheidende Phase in einem Veränderungsprojekt. Denn nach der Analyse und Strukturierung stehen die Maßnahmen lediglich auf einem Blatt Papier. Nun gilt es, diese in die Tat umzusetzen. Um hierbei die Faktoren „Zeit“, „Qualität“ und „Kosten“ optimal zu gestalten, ist eine kontinuierliche und aktive Maßnahmensteuerung erforderlich. Ebenso hilft ein Softwaretool, Termine, Verantwortlichkeiten und Umsetzungsgrad schnell zu überblicken und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten, sollte das Ziel nicht erreicht werden.

In den beiden vorherigen Newslettern wurden die Analyse und die Strukturierungsphase dargestellt. Das Ziel der Analysephase ist die Sammlung von Maßnahmenideen, die aus Mitarbeiterumfragen, Workshops mit den Führungskräften oder durch das betriebliche Vorschlagswesen ermittelt werden. In der Strukturierungsphase wird unter enger Einbindung der Mitarbeiter eine plausibilisierte und detaillierte Projektstruktur erarbeitet. „Analyse“ und „Strukturierung“ bilden das Fundament für eine erfolgreiche Maßnahmenumsetzung.

Abb. 1: MaßnahmentrichterAbb. 1: Maßnahmentrichter

Ungesteuerte Maßnahmenumsetzung ist zum Scheitern verurteilt

In der Praxis ist die Umsetzungsphase die eigentliche Herausforderung in einem Projekt. Oft gerät die Umsetzung bereits nach kurzer Zeit ins Stocken. Ein Grund hierfür ist die mangelnde Einbindung des Maßnahmenmanagements in das Tagesgeschäft oder die Überlastung der verantwortlichen Mitarbeiter. Die Umsetzung ist ebenfalls gefährdet, wenn für das Nachhalten der Maßnahmen keine verantwortliche Person benannt wird. Ergebnisse und Abarbeitungsstatus der Maßnahmen werden dann nur sporadisch nachverfolgt. Häufig fehlt zudem die Dokumentation und die damit einhergehende Transparenz über den Umsetzungsstand der Maßnahmen, die Verantwortlichkeiten oder die vereinbarten Termine. 

Grundsätzlich ist das Nachhalten der Maßnahmen sehr zeitintensiv. Unsere Erfahrung zeigt, dass zuvor aufwändig definierte Maßnahmen oftmals „in der Sonne verdorren“, bevor nennenswerte Ergebnisse erzielt werden, wenn das Thema „Maßnahmenumsetzung“ nicht professionell angegangen wird.

Der Einsatz eines geeigneten Softwaretools als moderne „Maßnahmen-Erntemaschine“

Ein Softwaretool unterstützt bei der Beherrschung der Komplexität und vereinfacht die Einbindung in das Tagesgeschäft. Darüber hinaus bietet es die Grundlage für die tagesaktuelle Transparenz über den Umsetzungsfortschritt. Das Management kann dadurch bei  Planabweichungen rechtzeitig eingreifen und gegensteuern. Zusätzlich unterstützt eine geeignete Software bei der Dokumentation und Berichterstattung des Umsetzungsstandes. Der administrative Aufwand kann reduziert und vereinheitlicht werden. Buchalik Brömmekamp hat ein auf den Mittelstand abgestimmtes Softwaretool – das Maßnahmenmanagement-Tool (mmt) – entwickelt. Dieses Tool ist aus jahrelanger Beratungserfahrung entstanden und konnte sich bereits in zahlreichen Praxiseinsätzen bewähren.

Die richtige Vorgehensweise ist der Schlüssel zu einer ertragreichen Maßnahmenernte

Der Einsatz einer Software an sich führt jedoch noch nicht zum Ziel. Zur erfolgreichen Ernte der definierten Maßnahmen gehört die Beachtung einiger Spielregeln. Der Kern ist die Definition eines verantwortlichen, zentralen Ansprechpartners für die Maßnahmenumsetzung. Dieser sogenannte „Maßnahmencontroller“ sollte idealerweise folgende Voraussetzungen erfüllen:

• enge funktionale Bindung zur Geschäftsführung,

• hohe Akzeptanz im Unternehmen, insbesondere im Führungskreis,

• hohes Duchsetzungsvermögen,

• hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit,

• IT-Affinität sowie

• eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.

Um das Maßnahmenmanagement erfolgreich im Unternehmen zu etablieren, bedarf es vor allem der Akzeptanz der Mitarbeiter. Grundvoraussetzung hierfür ist, neben der Erläuterung der Vorteile, eine Mitarbeiterschulung hinsichtlich der Anwendung des Tools und der Vorgehensweise. Nur wenn alle Beteiligten das Tool beherrschen und den dadurch erzielten Mehrwert erkennen, können die Effizienzpotenziale des Maßnahmenmanagements ihre Wirkung gänzlich entfalten. Ist das Maßnahmencontrolling festgelegt und sind die Mitarbeiter geschult, gilt es nun die neue Vorgehensweise in das Tagesgeschäft zu integrieren. Am besten gelingt dies, wenn regelmäßige Maßnahmenabstimmungen in bereits vorhandene Besprechungsabläufe und Gremien integriert werden. Zusätzlich ist ein Lenkungsausschuss zu bestimmen. Dieser erhält einen Bericht über den Projektstatus und trifft Entscheidungen über das weitere Vorgehen. Stimmen die Ergebnisse von abgeschlossenen Maßnahmen mit den gesetzten Zielen nicht überein, so verabschiedet er Gegenmaßnahmen. Darüber hinaus kann er neue Ideen zur Forcierung der Umsetzung einbringen. Zusätzlich zu den punktuell stattfindenden Besprechungen und Lenkungsausschüssen sollte die Geschäftsführung regelmäßig über den Umsetzungsstand informiert werden. Mithilfe des Maßnahmenmanagement­Tools (mmt) können hierfür Standardberichte erstellt werden. Dieses Vorgehen unterstützt die Integration in das Tagesgeschäft.  

Ist das Maßnahmenmanagement durch vorgenannte Schritte im Unternehmen etabliert, ist es für den dauerhaft sinnvollen Einsatz notwendig, die Schritte „Analyse“, „Strukturierung“ und „Umsetzung“ regelmäßig zu wiederholen. Der Aufwand hierfür ist wesentlich geringer als bei der Ersteinführung. In der Praxis kann dies einerseits initial erfolgen, indem bei­ spielsweise im Rahmen einer jährlichen Strategiebespre­ chung notwendige Maßnahmen abgeleitet werden. Anderer­ seits werden neue Maßnahmen kontinuierlich im Rahmen der regelmäßigen Maßnahmenbesprechungen und/oder im Lenkungsausschuss definiert. Somit wird ein dauerhafter Einsatz des Maßnahmenmanagements garantiert.

Externe Berater als Erntehelfer 

Der Einsatz externer Berater bei der Einführung des Maßnah­ menmanagements kann in vielerlei Hinsicht entscheidend zum Erfolg beitragen. Die zeitweise zugekaufte Kapazität durch den Einsatz von Beratern garantiert eine schnellere Projektumsetzung. Ein neutraler Blick von außen kann das Maßnahmenportfolio zudem bereichern. In der Analysephase profitiert das Unternehmen vom Methodenwissen des Bera­ ters. Durch die Erfahrung aus zahlreichen Projekten können hierdurch in der Regel mehrere und wirksamere Maßnahmen in kürzerer Zeit definiert werden. In der nachfolgenden Struk­ turierungsphase liefern Externe – neben der Möglichkeit Maß­ nahmeneffekte zu validieren – den Mehrwert, einen für die Umsetzung sinnvollen Detaillierungsgrad der Projektstruktur mit den Verantwortlichen im Unternehmen festzulegen. 

In der Umsetzungsphase können externe Berater dem Un­ ternehmen durch Schulungen bezüglich der Toolbenutzung und der korrekten Vorgehensweise des Maßnahmenmana­ gements hilfreich zur Seite stehen. Darüber hinaus unterstüt­ zen sie bei der Erstellung von Berichten und der Einrichtung von Standardbesprechungen. Somit wird die Projektkommu­ nikation optimal aufgebaut.

Maßnahmen erfolgreich umsetzen – Fazit 

In jedem Unternehmen findet projektbezogene Arbeit statt. Neben der Durchführung von Kundenprojekten können dies die Erreichung strategischer Ziele oder andere unterneh­ mensinterne Projekte sein. Insbesondere letztere sind von den Mitarbeitern häufig zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben­ bereichen zu bearbeiten und stehen daher oft weit unten auf deren Prioritätenliste. Der Einsatz eines professionellen Maß­ nahmenmanagements im Unternehmen operationalisiert Ideen, erhöht die Transparenz innerhalb der Projekte und er­ leichtert den Mitarbeitern durch eine optimale Projektstruktur die Maßnahmenbearbeitung. Insgesamt können dadurch mehr Maßnahmen in höherer Qualität bei  gleichzeitig geringerem Zeit- und Kostenaufwand umgesetzt werden.

Für nähere Informationen oder eine unverbindliche Produkt­ präsentation – auch in Ihrem Hause – stehen Ihnen Florian Edinger und sein Team gerne zur Verfügung.

Florian Edinger, Senior Consultant, Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung GmbH