Der Interim-Manager Finance – die temporäre Führungskompetenz im Rechnungswesen

Der Interim-Manager Finance ist ein Experte im kaufmännischen Bereich mit einem umfassenden praktischen Background. Im Unternehmen des Mandanten übernimmt er für eine zeitlich befristete Dauer eine Führungsposition im kaufmännisch-administrativen Bereich. Die Gründe für eine Mandatierung reichen vom kurzfristigen Ausfall einer Führungsperson über eine unzureichende Kapazitätsausstattung bis hin zu unzureichender Organisation des Rechnungswesens. In Krisensituationen (u. a. in einem Insolvenzverfahren) unterstützt er die Erfüllung zusätzlich zu erbringender Informations- und Berichtspflichten.

Das Rechnungswesen eines Unternehmens muss sowohl den internen als auch den externen Informationsbedürfnissen gerecht werden. Idealerweise sind die Unternehmensorganisation, Prozesse, vorhandene Ressourcen etc. den Anforderungen entsprechend ausgelegt. Aber: langjährig gewachsene Abläufe, Defizite in der technischen Ausstattung, knappe Personalkapazitäten oder unzureichende Mitarbeiterqualifikationen  können den Finanzbereich derart massiv beeinträchtigen, dass die Qualität und Effizienz nicht mehr gewährleistet werden kann.

Wozu und wann braucht ein Unternehmen einen Interim-Manager Finance?

Oftmals sind solche Mangelerscheinungen erste Vorboten einer Krise. Befindet sich ein Unternehmen in einer Krisensituation oder in einem Insolvenzverfahren, wird von internen und externen Stakeholdern eine Vielzahl von zusätzlichen Informationen eingefordert. Nun kommt zusätzlich der Faktor Zeit ins Spiel. In einer Krise muss schnellstmöglich gehandelt werden. Eine Vielzahl von ergänzenden Informationen und Berichten muss kurzfristig bereitgestellt werden, Im Insolvenzverfahren in Eigenverwaltung verschärft sich diese Situation. Es müssen zeitnah Tagesmeldungen (mit Übersicht - insbesondere über die Entwicklung der Liquidität, der Umsätze, der Forderungen, der Verbindlichkeiten und des Bestellobligos sowie weiterer wesentlicher Kennzahlen), Liquiditätsplanungen, aber auch Berichte über die wirtschaftliche Entwicklung für ausgewählte Stakeholder (wichtige Kunden und Lieferanten, Banken, Gläubigerausschuss, Sachwalter und Gericht) erstellt werden. Die Aktualität des Rechnungswesens ist hierfür zwingend erforderlich, da ansonsten die Gefahr besteht, dass der Antrag auf Eigenverwaltung abgelehnt wird. Der Interim-Manager Finance von Buchalik Brömmekamp kennt die Besonderheiten von Krisensituationen und eines Insolvenzverfahrens und leitet bzw. unterstützt die Erstellung des notwenigen Reportings. Auch personelle Ausfälle können durch seine aktive operative Unterstützung kompensiert werden.

Praktische Beispiele 

In einem mittelständischen Unternehmen fiel der kaufmännische Leiter, der in Personalunion auch die Buchhaltung führte, krankheitsbedingt aus. Durch diesen Ausfall war sowohl die Buchhaltung als auch die kaufmännische Steuerung nicht mehr gewährleistet. Durch den Einsatz des Interim-Managers Finance wurde sichergestellt, dass das gesamte operative Tagesgeschäft in der Buchhaltung, die Durchführung des wurde aktualisiert und um eine Deckungsbeitragsrechnung ergänzt. Darüber hinaus wurde den insolvenzspezifischen Anforderungen, insbesondere den umfassenden Reporting-Anforderungen gegenüber dem (vorläufigen) Sachwalter, Gläubigerausschuss und Gericht, Rechnung getragen. In enger Abstimmung mit den Fachabteilungen bei Buchalik Brömmekamp erfolgte die Zuarbeit zur Erstellung des Insolvenzplanes, welcher durch das Zahlungsverkehrs sowie das Controlling tagesaktuell fortgeführt werden konnten. Die nicht mehr aktuelle Kalkulation Gericht und die Gläubiger angenommen wurde. 

Bei einer Unternehmensgruppe im Groß- und Einzelhandel, die in den letzten Jahren stark gewachsen war, hatte sich das Rechnungswesen organisatorisch wie personell nicht den geänderten Rahmenbedingungen  angepasst. Auf Basis der unzureichenden IT-Ausstattung und des anfallenden Belegvolumens hätten rund 50 Prozent höhere personelle Ressourcen zur Verfügung stehen müssen. Die Belege wurden dezentral gesammelt und stets am Monatsanfang in die Buchhaltung weitergereicht. Ein integriertes ERP-System mit Übernahme der Umsatz- und Wareneinkaufsbelege in die Buchhaltung war nicht vorhanden. Die Mitarbeiter beschäftigten sich ausschließlich damit, die erhaltenen Belege im Buchhaltungssystem zu verbuchen und zum Fälligkeitstermin die Umsatztsteuervoranmeldungen zu übermitteln.

Kontenabstimmungen und weitere regelmäßig zu erledigende Aufgaben wurden aufgrund der personellen Unterbesetzung nicht vorgenommen und mussten regelmäßig nachgelagert vom Steuerberater übernommen werden. Als Sofortmaßnahme wurde - in Absprache mit den Beteiligten - ein Export aus dem Warenwirtschaftssystem generiert, der es ermöglichte, die Umsätze in die Buchhaltung zu importieren. So mussten die Belege nicht mehr aufwändig manuell gebucht, sondern lediglich die Kontrollsummen geprüft werden. Gleichzeitig wurden die Eingangsrechnungen in den einzelnen Filialen gescannt und per Mail an die Buchhaltung weitergeleitet.

Durch den Einsatz des Interim-Managers Finance wurden die Prozesse in der Buchhaltung optimiert. In den ersten Wochen nahmen die Buchhaltungs-Mitarbeiter die Verbuchung der Vormonats-Belege der Filialen vor, während der Interim-Manager die per Mail erhaltenen Buchungsbelege selbst verbuchte. Gleichzeitig übernahm er die Organisation des Zahlungswesens und organisierte das Electronic Banking. Weitergehende Maßnahmen waren u.a. die Überwachung der Debitoren und Kreditoren durch Einrichtung und Pflege der Offenen Posten sowie das Hinterlegen von Zahlungszielen in den Stammdaten. Durch diese Maßnahmen wurden die Mitarbeiter temporär unterstützt. Die Buchhaltung war nach rund sechs Wochen nahezu aktuell. Ebenso konnte den Reporting-Anforderungen im Rahmen des Insolvenzverfahrens nachgekommen werden.

In einem Unternehmen der Immobilienwirtschaft wurden die von den Handwerkern elektronisch eingereichten Rechnungen nach teilweise automatisierter Rechnungsprüfung mit dem nächsten Zahlungslauf beglichen. Aufgrund der kurzfristigen Einreichung der Rechnungen - auch für größere Bauprojekte - hatte das Management keinen ausreichenden Überblick über die zu erwartende Liquiditätsentwicklung. Unter Vorsitz des Manager Finance wurde ein Liquiditätsbüro eingerichtet und Sofortmaßnahmen konnten eingeleitet werden. Mit den Lieferanten wurden kurzfristig Zahlungsbedingungen verhandelt und in die Stammdaten eingepflegt. Nach der Erstellung einer kurzfristigen Liquiditätsplanung wurden Maßnahmen zur Deckung des Finanzbedarfs ergriffen.

Entlastung durch einen Interim-Manager Finance

Die Mitarbeiter bei Buchalik Brömmekamp, die in dieser Funktion eingesetzt werden, verfügen über eine fundierte kaufmännische Ausbildung und langjährige praktische Erfahrung in der Finanzbuchhaltung, im Controlling und in den angrenzenden kaufmännischen Bereichen. Nach kurzer systematischer Einarbeitung bringen sie sich vollumfänglich im Unternehmen ein. Als Führungskraft unterstützt er die vorhandenen Mitarbeiter im operativen Tagesgeschäft. Eine Kernfunktion des Interim-Managers Finance ist die Reorganisation des bestehenden Rechnungswesens und des gesamten Unternehmensreportings. Er stellt sicher, dass die Buchhaltung aktuell ist und so stets ein zeitnahes Reporting gewährleistet ist. Er organisiert das Unternehmenscontrolling sowie die Liquiditätsplanung und –steuerung. Gleichzeitig bildet er die Schnittstelle zur Geschäftsführung. Durch den Einsatz des Interim-Managers Finance können die zusätzlichen Reportinganforderungen in einer Krise erfüllt und eine Eigenverwaltung im Insolvenzverfahren sichergestellt werden. Desweiteren  unterstützt er in enger Kooperation mit den Fachabteilungen bei Buchalik Brömmekamp die Erstellung eines Insolvenzplanes.

Gerd Müller, Manager Finance, Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung GmbH