Die IT muss sich neu erfinden!

Die IT muss sich neu erfinden! Hintergrund dieser Forderung ist die Vision der Industrie 4.0 und die erfordert mehr Daten, mehr Elektronik sowie mehr Automatisierung. Industrie 4.0 beschreibt die vollautomatische Fabrik, deren Produktion durch Kundenaufträge, die über das Internet hereinkommen, gesteuert wird. Damit wird die IT zum Rückgrat und zugleich zum Blutkreislauf des Unternehmens.

In den meisten mittelständischen Unternehmen sieht die Realität jedoch ganz anders aus: Die Produktionsplanung erfolgt mehr oder weniger auf Zuruf. Falsche oder inkonsistente Daten aufgrund veralteter oder parallellaufender ERP-Systeme verschlechtern diesen Umstand noch – oder es fehlen teilweise die Auswertungsmöglichkeiten von Unternehmenskennzahlen. Nicht selten sind diese Zustände ein Hauptgrund für eine Unternehmenskrise, die in einer Insolvenz enden kann. 

Ist ein Unternehmen in eine wirtschaftliche Schieflage geraten, dann müssen zur Krisenbewältigung alle Abteilungen einen maßgeblichen Beitrag zur Verbesserung der Liquiditätssituation schaffen. In den Sanierungsprojekten treffen die Berater von Buchalik Brömmekamp allerdings häufig auf einen kaum zu überwindbaren Spagat der IT-Organisation. Einerseits sind sie Teil des Problems, da sich über Jahre ineffiziente IT-Strukturen gebildet haben und wichtige Daten zur Unternehmenssteuerung nicht zur Verfügung stehen. Dieses Defizit auszugleichen, erfordert einen enormen Investitionsaufwand. Andererseits muss auch die IT kurz-, mittel- und langfristige Maßnahmen zur Kostenreduzierungen entwickeln.

Vierstufiges IT-Beratungskonzept

 Buchalik Brömmekamp hat zur Ermittlung dieser Einsparpotenziale in der IT-Organisation ein vierstufiges Konzept entwickelt. Über den IT-Quick Check, den IT-Check intensiv, der IT-Strategieberatung bis hin zur Projektbegleitung (siehe Tabelle auf Seite x) decken diese Schritte den kompletten Beratungsbedarf innerhalb eines Restrukturierungsprozesses der IT ab.

Erste Krisensymptome können bereits mit dem IT-Quick-Check erkannt werden. Meist sind das: 

  • Das Unternehmen kann nicht auf Plan-Ist-Vergleiche, tagesaktuelle Liquiditätsplanungen oder produktbezogene Rentabilitätsberechnungen zugreifen, da die Daten systemseitig nur unvollständig oder gar nicht zur Verfügung stehen.
  • Das Unternehmen kann nicht sofort auf unternehmenskritische Situationen Einfluss nehmen und ist dann oft viel zu lang im Blindflug unterwegs.
  • In einem reinen CRM (Customer Relationship Management) lassen sich Reklamationen nicht erfassen oder werden nicht automatisch an die Entwicklung und Produktion weitergegeben. Infolgedessen wird Produktfehlern zu spät entgegengewirkt. Die Kunden wandern ab und Umsätze brechen ein.
  • Zu viele Insellösungen bedeuten entweder eine hohe Anzahl an Schnittstellen, die meist nicht komplett in das Gesamtsystem integriert sind, oder die Daten aus den Insellösungen stehen anderen Abteilungen nicht zur Verfügung. Beides führt letztendlich zu falschen oder fehlerhaften Gesamtauswertungen.
  • Die IT-Infrastruktur und -Organisation wurde outgesourct, um Kosten zu sparen. Dadurch entsteht eine hohe Abhängigkeit von externen Dienstleistern, insbesondere dann, wenn das IT-Wissen im Unternehmen nicht mehr vorhanden ist oder nicht im erforderlichen Maße dokumentiert wurde. Es können dann sehr hohe Kosten entstehen, wenn Sie für Ihr Unternehmen die Erweiterung und Anpassung eines Softwareproduktes benötigen. Dienstleister lassen sich solche Leistungen meist teuer bezahlen.

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Prozentuale Kürzung 

Die Anwendung der Rasenmähermethode, nach der um einen fixen Prozentsatz die Budgets gekürzt werden, ist eine oft zu beobachtende Reaktion auf die Forderung nach Kostensenkung. Das hat jedoch fatale Auswirkungen, denn gerade die IT-Kosten liegen vielfach nicht mehr im Einflussbereich der IT-Abteilung, sondern werden vielmehr durch die Anforderungen der Fachabteilungen getrieben. Somit sollten IT-Maßnahmen zur Kostenreduzierung immer mit den anderen Abteilungsleitern abgesprochen werden, um Mehrarbeiten, Medienbrüche oder neue Insellösungen zu vermeiden. Ein besonderes Augenmerk sollte zudem auf die IT- Sicherheit gelegt werden. Budgetkürzungen sind immer mit einem hohen Risiko verbunden und können verhängnisvolle Auswirkungen für ein Unternehmen haben.

Kostentransparenz herstellen

Unser ganzheitlicher Optimierungsansatz basiert daher auf einer intensiven Analyse der IT-Infrastruktur und IT-Organisation entlang aller Wertschöpfungsstufen im Unternehmen. Da meist die Transparenz hinsichtlich der Kostentreiber fehlt oder nicht beachtet wird, ist zunächst die genaue Kenntnis darüber erforderlich, welche Aufgaben die IT im Unternehmen zu übernehmen hat und mit welchen Mitteln diese Aufgaben bisher umgesetzt wurden. Weiterhin ist der Informationsbedarf zur Unternehmenssteuerung zu ermitteln:

Die wichtigsten Unternehmenskennzahlen wie produktbezogene Deckungsbeitragsrechnungen, eine tagesaktuelle Liquiditätsplanung und eine integrierte GuV-, Bilanz- und Finanzplanung sind gerade in der Restrukturierungsphase unentbehrlich. Aus der Gegenüberstellung von Aufgaben und IT-Ressourcen lassen sich dann kurzfristige Maßnahmen zur Reduzierung oder – sollten wesentliche Daten nicht zur Verfügung stehen – auch zu Investitionen ableiten. Als Ergebnis unseres IT Checks erhalten Sie Erkenntnisse über die Effizienz, IT-Risiken sowie eine grundlegende Potenzialanalyse für einen effektiven IT-Einsatz im Unternehmen.

Genügend Zeit für die IT-Strategieentwicklung

Rund jedes zweite IT-Projekt scheitert aufgrund mangelnder Planung und Strategie-Entwicklung. Trotz der knappen Zeitressourcen während der Restrukturierung sollte in diese beiden Aspekte dennoch genügend Entwicklungsarbeit fließen, denn das Scheitern eines IT-Projektes bedeutet meist auch das Scheitern der Restrukturierung. Bei der Planung ist zu beachten, dass schon kleine Veränderungen des Unternehmens einen weitreichenden Einfluss auf die gesamte Unternehmens-IT-Welt haben:

  •  Welche Anwendungen müssen angeschafft werden, um Unternehmensprozesse zu optimieren oder Bearbeitungszeiten (z.B. Einkauf, Produktion, Vertrieb) zu verkürzen?
  • Welche IT-Infrastruktur ist zur Bewältigung der neuen Strategie erforderlich?
  • Welche Maßnahmen sind notwendig, damit gewachsene Strukturen reduziert und aktualisiert werden und gleichzeitig das System offen für weitere Veränderungen ist?

Diese typischen Fragestellungen nehmen bei unserer Erstellung der IT-Strategie genügend Raum ein.

Einsparpotenziale aufzeigen 

Die Restrukturierung der IT-Landschaft und -Organisation in Krisenzeiten ist ähnlich einer Operation am lebenden System. Einerseits müssen die Daten zur Lebenserhaltung des Unternehmens tagesaktuell zur Verfügung stehen, andererseits ist ein Beitrag der IT zur Entspannung der angespannten Liquiditätslage erforderlich. Buchalik Brömmekamp setzt bei der IT-Sanierung auf umfassende Analysen und Empfehlungen, die kurz- bis langfristige Einsparpotenziale aufzeigen, die Sicherheit erhöhen und die Leistungsfähigkeit sowie die Verfügbarkeit an Ihr Unternehmen anpassen.

Romeo Heinert, Senior Consultant IT, Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung GmbH