Einkauf in China – Chancen und Herausforderungen im "Reich der Mitte"

Der Handel mit China birgt viele Risiken wie Korruption, Lokalpatriotismus und die Verletzung geistigen Eigentums. Dennoch ist das Land aufgrund der immer noch vergleichsweise niedrigen Lohn- und Entwicklungskosten sowie der hohen Flexibilität für die Beschaffung mittelständischer Unternehmen gerade in den Bereichen Technologie, Maschinenbau und Werkzeugherstellung immer noch das attraktivste Marktumfeld. Wie identifiziert und bewertet man jedoch einen potenziellen Lieferanten in China? Wie baut man langfristige Handelsbeziehungen zu ihm auf? Wie pflegt man diese? Welche rechtlichen Aspekte sind dabei zu beachten?

Der Lieferantenauswahlprozess erfordert sorgfältige Planung und Durchführung. Dabei sind verschiedene kulturelle und rechtliche Besonderheiten zu berücksichtigen, um langfristig erfolgreiche Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Vorab ist jedoch die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit der Beschaffung in China zu prüfen und zu beurteilen, ob die Gesamtkostenersparnis für das Unternehmen in Anbetracht des zeitlichen Aufwands und der Zusatzkosten für Geschäftsreisen, Dolmetscher, Qualitätskontrollen, Zoll, Transport etc. angemessen ist. Die reine Betrachtung der Einkaufspreise ist also zu kurz gedacht.

Denn es ist zu bedenken, dass die Beschaffung in China nicht von heute auf morgen im Unternehmen entwickelt und eingeführt werden kann. Sie ist aufgrund der Vorlaufkosten vielmehr eine Investition mit langfristigen Einsparungen. Zudem ist auch nicht jedes Beschaffungsobjekt für eine globale Beschaffung geeignet. Standardisierung, technische Komplexität und Änderungshäufigkeit des Beschaffungsobjekts haben wesentlichen Einfluss auf mögliche Preisvorteile sowie Qualitäts- und Versorgungsrisiken. Grundvoraussetzungen sind Produktbeschreibungen und -zeichnungen für Produktionsaufträge in englischer und ggf. in chinesischer Sprache.

Genügend Zeit für die Lieferantenauswahl einplanen

Sofern noch keine Handelsbeziehungen zu China bestehen, kann der erstmalige Beschaffungsprozess von der Lieferantenrecherche über die Vertragsverhandlungen bis hin zur Lieferung der Produkte ein halbes Jahr oder länger dauern. Daher sollte genügend Zeit für den Prozess eingeplant werden. Im ersten Schritt sind die branchenspezifischen Produktionszentren zu identifizieren, bspw. über spezielle Datenbanken. Die Hauptwirtschaftszonen Chinas sind der Großraum Peking, die Region um Shanghai (Yangtse-Delta), die Region um die Sonderwirtschaftszone Hongkong (Perlfluss- Delta) sowie die Republik Taiwan. Im Norden ist die Automobilindustrie, der Maschinenbau und die Schwerindustrie angesiedelt, wohingegen sich die traditionellen Produktionszentren für Technologie, Textilien, Spielwaren und pharmazeutische Produkte im Süden befinden.

Ist die Zielregion definiert, können im zweiten Schritt potenzielle Lieferanten über Fachmessen (in Deutschland oder in China), durch Empfehlungen, Handelsvertreter oder Internetrecherche identifiziert werden. Die Außenhandelskammer (AHK) kann bei der Verifizierung der Informationen helfen. Beim Vergleich und der Bewertung von Lieferanten sind verschiedene Kriterien wie bspw. die Unternehmensgröße, der Standort (in Bezug auf den Wettbewerb und die logistischen Möglichkeiten), der Erfahrungsgrad mit ausländischen Geschäftspartnern, die technische Ausstattung und der Produktionsprozess zu beleuchten. Ein Besuch der in der engeren Auswahl stehenden Lieferanten und eine Besichtigung des Unternehmens vor Ort sind zwingende Voraussetzungen für die Verifizierung der gesammelten Informationen und zum Beginn des Beziehungsaufbaus.    

Kriterien für den Vergleich und die Auswahl von LieferantenKriterien für den Vergleich und die Auswahl von Lieferanten

Beziehungsaufbau und Gesichtswahrung sichern den Erfolg

Bei den Gesprächen und Verhandlungen mit den Lieferanten sind die kulturellen Unterschiede zu berücksichtigen, da mangelndes Kulturverständnis ein häufiger Grund für das Scheitern deutsch-chinesischer Kooperationen ist. China ist im Gegensatz zu Deutschland traditionell eine Händlerkultur. Das Verhandeln an sich und der Beziehungsaufbau zum Geschäftspartner fallen demnach mehr ins Gewicht als bspw. die Qualität des Produkts oder dessen Eigenschaften. Die Verhandlung wird nicht als "starres" Geschäft, sondern als "Spiel" zum Beziehungsaufbau und zur gegenseitigen Gesichtswahrung gesehen. Die "Inkompetenz", das "Chaos" oder die "mangelnde Zielgerichtetheit", welche den Chinesen von Ausländern oft vorgeworfen wird, spiegelt eben dieses mangelnde Kulturverständnis wider. Der Aufbau eines weitläufigen Beziehungsnetzes hat enormen Einfluss auf die Geschäftstätigkeiten. Das in der chinesischen Kultur tief verwurzelte Prinzip des "Beziehungsgeflechts" wird von Ausländern am häufigsten unterschätzt, durchzieht in China jedoch das gesamte Gesellschaftsgefüge.

Beziehungen zu bestimmten einflussreichen Personen mögen dem deutschen Unternehmen primär zwar keinen Nutzen bringen, können in Verhandlungen oder Konfliktsituationen jedoch von entscheidender Bedeutung sein. Da für Chinesen die persönliche Beziehung im Vordergrund steht und das Sozialdenken stark konfuzianisch (bspw. starkes Hierarchiedenken) geprägt ist, wird darauf geachtet, dem Geschäftspartner während der Verhandlungen "Gesicht zu geben" bzw. dieses "zu wahren" und gleichzeitig das eigene nicht zu verlieren. So ist es für ausländische Geschäftsleute wichtig zu wissen, wie bspw. negative Kritik geäußert werden kann, ohne den chinesischen Partner bloßzustellen. Chinesische Geschäftspartner haben eine sehr durchdachte Verhandlungsstrategie und wissen ihre langjährige Erfahrung und bestimmte Tricks (z. B. Scheinpositionen) einzusetzen, um ihre strategischen Verhandlungsziele zu erreichen. Die im Allgemeinen eher indirekte Kommunikationsweise sowie das typisch chinesische Kommunikationsverhalten sind für Ausländer schwer zu interpretieren bzw. verunsichern diese oft und sollten daher durch interkulturelles Training vorbereitend studiert werden. Beispielweise zeigen Chinesen in der Regel keine Mimik und nur sehr spärliche Gestik, sodass ihr Verhalten bei Ausländern als Desinteresse verstanden werden kann. Dieses Verhalten ist jedoch, wenn auch schwer nachvollziehbar, ein Zeichen von Aufmerksamkeit.

Qualitätsanforderungen müssen klar kommuniziert werden

Das Qualitätsbewusstsein ist in China traditionell geringer ausgeprägt als in Deutschland. So gilt es in China keineswegs als verwerflich, Verhaltensweisen oder Dinge zu kopieren, sondern dies gilt als Zeichen der Anerkennung und der Bewunderung. Der Fokus liegt vorrangig auf der Verhandlung und der Beziehung zum Geschäftspartner, nicht auf dem Produkt selbst. Daher müssen die Erwartungen an die Qualität klar kommuniziert und dokumentiert werden und das Qualitätsbewusstsein des Geschäftspartners, auch bzgl. der europäischen Zertifizierungspflicht bestimmter Produkte, geprüft bzw. geweckt werden. Während der ersten Gespräche mit dem Lieferanten ist es empfehlenswert, die Qualitätsanforderungen und die groben Konditionen in einem "Letter of Intent" (LOI) schriftlich festzuhalten. Im Hinblick auf langfristige Geschäftsbeziehungen sollte ein Qualitätsprüfungsprozess mit regelmäßigen Kontrollen vor Ort eingeführt werden, um die konstante Qualität sicherzustellen. So sollte eine Checkliste für die Qualitätsprüfung sowie ein Notfallplan für den Fall der Nicht- oder Schlechtleistung erstellt werden.

Das Rechtssystem kennen und verstehen

Eine frühzeitige Beschäftigung mit dem chinesischen Wirtschafts-, Zivil- und Strafrecht ist hilfreich, um die Besonderheiten des chinesischen Rechtsdenkens und des Rechtssystems zu verstehen. Ferner ist es für Ausländer wichtig, im Falle von Konfliktsituationen ihre grundlegenden Rechte in China zu kennen. Hier sollte entsprechender Rat von Experten hinzugezogen werden, aber auch die AHK oder andere Organisationen mit China-Schwerpunkt können informieren. Der Einkauf selbst kann durch verschiedene gesellschaftsrechtliche Formen organisiert werden. Neben der Beschaffung von Deutschland aus gibt es die Möglichkeit, einen Firmenpool zu gründen oder einen Handelsvertreter zu   beauftragen. Um in China vor Ort präsent zu sein, besteht die Möglichkeit, ein Tochterunternehmen bzw. Joint Venture zu gründen oder ein Repräsentanzbüro bzw. ein Office-in- Office zu eröffnen.

Welche Form zu wählen ist, ist abhängig von der eigenen Unternehmensgröße, dem jährlichen Einkaufsvolumen, der gewünschten Intensität der Präsenz auf dem chinesischen Markt und der angestrebten Dauer der Geschäftstätigkeit. Die Form sollte daher individuell geprüft werden, da die Kosten, der zeitliche Aufwand sowie Vor- und Nachteile der jeweiligen Einkaufs- bzw. Gesellschaftsform stark variieren. Bei der Rechtswahl und der Rechtsformwahl ist es empfehlenswert, deutsches Recht mit Schiedsgerichtsbarkeit in China zu wählen, da die Vollstreckung ausländischer Gerichtsentscheidungen in China in der Praxis so gut wie ausgeschlossen ist und das chinesische Rechtssystem zu viele Mängel, wie bspw. schwammige Formulierungen, Korruption, Lokalpatriotismus und Gewalteneinheit aufweist, um reale Aussichten auf Erfolg bei einem staatlichen Verfahren in China unter Anwendung chinesischen Rechts zu haben. Das Verfahren über ein Schiedsgericht bietet beiden Parteien gleichwertige Voraussetzungen und ist schneller, leichter und kostengünstiger abzuwickeln als ein staatliches Gerichtsverfahren.            

Übersicht des BeschaffungsprozessesÜbersicht des Beschaffungsprozesses

Nicht nur auf kurzfristige Einsparungen fokussieren

Eine Beschaffung in China sollte nicht auf kurzfristige Einsparungen ausgerichtet, sondern sorgfältig unter Berücksichtigung der kulturellen und rechtlichen Unterschiede geprüft, geplant und durchgeführt werden. Nur so sind nachhaltige Preisvorteile unter Berücksichtigung der Gesamtkostenersparnis realisierbar. Die anschließende Beziehungspflege zum Lieferanten durch regelmäßiges Feedback zum Produkt, zu Qualitätskontrollen, Informationen über die eigene Geschäftsentwicklung oder Gratulationen zum chinesischen Neujahr und zum Nationalfeiertag (1. Oktober) sowie kontinuierliches Qualitätsmanagement vor Ort sind zudem unumgänglich, um langfristige Geschäftsbeziehungen zu garantieren. Haben Sie weitere Fragen zu diesem Thema? Wir beraten Sie gerne bei der Organisation der Beschaffung in China und coachen Sie im Umgang mit den kulturellen Besonderheiten.

Friederike Maaß, Projektmanagerin, Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung GmbH
Christine Hüske, Consultant, Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung GmbH