Der Einsatz von mm+ in komplexen Organisations- strukturen am Beispiel einer Krankenhauskette

Eine renommierte deutsche Krankenhauskette hat im Dezember 2017 einen Antrag auf Insolvenz in Eigenverwaltung gestellt. Als Krisenursachen werden eine schwache Unternehmensstrategie und Strukturprobleme genannt. Wie kann das Maßnahmenmanagement mm+ – entwickelt von Buchalik Brömmekamp – bei der Umsetzung von Maßnahmen bei einer komplexen Organisationsstruktur wie bei einer Krankenhausgruppe eingesetzt werden?

Die Gewerkschaft Ver.di wirft den Kliniken Managementfehler und Strukturprobleme vor. So sei eine klare Strategie nicht konsequent verfolgt, sondern stets kurzfristig verworfen worden. Laut Ver.di gebe es ferner zu viele Fachabteilungen in den Kliniken und Investitionen, außerdem seien Umstrukturierungen versäumt worden. Dies hatte zur Folge, dass sieben von 23 Standorten im Jahr 2017 rote Zahlen schrieben, was für die Gruppe in Summe einen Verlust in zweistelliger Millionenhöhe bedeutete. Die Praxis zeigt häufig ein derartiges Bild: festgefahrene Prozesse, historisch gewachsene Organisationsstrukturen, mangelnde Kommunikation und die notwendige Fokussierung auf das Tagesgeschäft machen eine Umstrukturierung unter diesen Umständen ohne externe Hilfe fast unmöglich. Für solche Fälle hat Buchalik Brömmekamp das in der Praxis bewährte Maßnahmenmanagement mm+ entwickelt. Es besteht aus Beratungsleistung und dem softwaregestützten Maßnahmenmanagement-Tool mmt. Das Vorgehen gliedert sich dabei in die drei Phasen„Analyse“, „Strukturierung“ und „Umsetzung“.

Klare Verantwortlichkeiten mit Zeiträumen erleichtern die Umsetzung

In der Analysephase werden aus internen und externen Quellen Verbesserungspotenziale gesammelt. Das Ergebnis dieser Phase ist eine Liste mit Maßnahmen, die noch nicht weiter unterteilt oder mit einem Effekt versehen sind. In der zweiten Phase wird diese – zusammen mit den Maßnahmenverantwortlichen – strukturiert, priorisiert sowie mit Fristen und Effekten hinterlegt. Wenn die Krankenhausgruppe aus vielen kleinen Krankenhäusern besteht, die bundesweit verteilt sind, dann fällt es einem Konzern schwerer, gruppenweite Umsetzungsprojekte zu steuern. Mit dem softwaregestützten mmt können solche organisatorischen Hürden überwunden werden, da dies auf einer hierarchischen Struktur von (Teil-)Projekten, Maßnahmen und Aufgaben aufbaut und auf eine zentral verfügbare Datenbasis zurückgreift. Somit können auch komplexe Organisationsstrukturen mit verschiedenen Standorten einheitlich gesteuert werden. Der Informationsfluss wird durch die Person des Maßnahmencontrollers zentralisiert, da bei ihm der Status aller Aufgaben gemeldet wird. Somit werden Schnittstellenprobleme in der Umsetzungsphase minimiert.  

Für jede Maßnahme wird ein Verantwortlicher bestimmt, der seine Maßnahme mit dem Maßnahmencontroller in übersichtliche Aufgaben unterteilt und Zeiträume für die Umsetzung festlegt. Dabei sind die drei „V“ –Verbindlichkeit, Verlässlichkeit und Verantwortung – unverzichtbar. Jeder Maßnahmenverantwortliche übernimmt verbindlich die Verantwortung für seine Maßnahmen -gemäß seiner Vereinbarung mit dem Maßnahmencontroller.  

Es ist notwendig, dass der Maßnahmenverantwortliche verlässlich arbeitet und inhaltliche oder zeitliche Problemen frühzeitig an den Maßnahmencontroller kommuniziert, um rechtzeitig Anpassungen vornehmen zu können. Das Ziel ist dabei stets die Schaffung einer nachhaltigen Projektkultur im Unternehmen, damit auch zukünftige Vorhaben erfolgreich umgesetzt werden. Durch die regelmäßige Abstimmung der Fortschritte mit dem Maßnahmencontroller wird dieses Vorgehen verinnerlicht und viele Mitarbeiter zeigen ungeahnte Potenziale während der Erreichung ihrer Projektziele.

Insgesamt sollen im Beispielverfahren 400 der 5.200 deutschlandweiten Arbeitsplätze abgebaut werden. Am Hauptsitz sollen unwirtschaftliche Fachabteilungen geschlossen, andere Fachbereiche hingegen wieder ausgebaut und eine Klinik aus Kostengründen ganz geschlossen werden. Gerade Personalmaßnahmen erfordern – aufgrund der einzuhaltenden Gesetze und Fristen – eine gezielte Strukturierung der umfassenden Aufgaben und ein genaues Controlling der Zeiträume und Deadlines der Umsetzung. Das Maßnahmenmanagement-Tool mmt verfügt über eine Ampelstruktur, welche den Status der einzelnen Aufgaben und Maßnahmen sowie den Realisierungsgrad des – sofern festgelegten – quantitativen Effekts übersichtlich anzeigt und diese tagesaktuell auswerten kann. Anhand des Umsetzungsgrades kann der Fortschritt abgelesen werden. Dadurch können komplexe Projektstrukturen übersichtlich abgebildet werden.  

Das Management muss es wollen, die Mitarbeiter müssen es können

Ein häufiges Umsetzungsproblem ist die Blockierung eines Projektes durch komplexe Managementstrukturen. So ist B. eine klare Aufgabentrennung absolut notwendig. Wenn das Verhältnis zwischen den Parteien angespannt ist, kann das zusätzlich zu Problemen führen. So verschärften sich auch bei der Klinikgruppe die Konflikte zwischen der Geschäftsführung und Teilen der Ärzteschaft aufgrund der Dauer von internen Verhandlungen über das weitere Vorgehen – interne Unruhe und personelle Fluktuation wurden beklagt. Die Analyse und die Hebung kurzfristiger, schnell umsetzbarer Potenziale ist in solch einer Situation besonders wichtig, da die Mitarbeiter direkt wahrnehmen, dass sich im Unternehmen etwas verändert, was ihnen Sicherheit vermitteln und die Bindung an das Unternehmen wieder erhöhen kann. Um Konflikte zwischen den Projektbeteiligten zu vermeiden – diese können den Umsetzungsfortschritt lähmen und zum Scheitern des Projektes führen – werden im Rahmen des Maßnahmenmanagements mm+ Maßnahmen- und Aufgabenverantwortlichkeiten klar und transparent festgelegt und dokumentiert. Im Umsetzungsverlauf werden die Umsetzungsstände konsequent nachgehalten und Konflikt- potenzial kann frühzeitig erkannt werden. So können Konflikte auf Basis einheitlicher Informationsstände auf der Sachebene geklärt und ausgeräumt werden. Es gilt der Leitspruch: „Das Management muss es wollen, die Mitarbeiter müssen es können.“

 Transparenz über den Fortschritt 

Für die Kliniken wird derzeit ein Käufer gesucht. Die Zusamenführung von zwei Unternehmen ist in der Praxis ein umfassendes Projekt mit vielen Aufgaben und Verantwortlichen und ein weiteres sinnvolles Einsatzgebiet für mm+. Selbst komplexe Projekte können mit dem Vorgehen mm+ von Anfang an strukturiert gesteuert werden. Die Implementierungsphase nimmt i. d. R. ein bis zwei Kalenderwochen in Anspruch. Somit steht in kurzer Zeit ein zielgerichtetes Steuerungsinstrument zur Verfügung. Gerade in zeitkritischen Projektphasen mit engen Deadlines sorgt mm+ dafür, dass die verfügbaren Ressourcen für die praktische Umsetzung und nicht für die Projektadministration eingesetzt werden können. Damit kann das häufig beobachtete „Projektchaos“ verhindert werden. mm+ als Vorgehen und das mmt als Tool sind ein effizienter Weg, um Projektziele messbar zu erreichen. Das gewissenhafte Vorgehen in der Analyse-, der Strukturierungs- und der Umsetzungsphase ebnet den Weg, die Organisation an eine nachhaltige Projektkultur heranzuführen. Das Softwaretool schafft in diesem Rahmen Struktur, Ordnung und Transparenz für alle Beteiligten im Projekt. 

Im beschriebenen Fall der Krankenhausgruppe zeigen sich häufig zu beobachtende Mechanismen in Umsetzungsprojekten. Eine komplexe Aufgabenstellung gepaart mit hohem Zeitdruck und emotionalem Konfliktpotenzial führen zu großen Schwierigkeiten und erschweren die Umsetzung zusätzlich. Das Maßnahmenmanagement mm+ wirkt dem entgegen. Sollten Sie Fragen zu unserem Maßnahmenmanagement Tool mmt oder der Umsetzung mm+ haben, dann sprechen Sie uns an!

Susanne Koewius, Senior Consultant, Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung GmbH