Herausforderungen bei Veränderungsprozessen im agilen Umfeld

Ein Unternehmen erfolgreich zu führen, ist in einer sich immer schneller verändernden Umgebung zu einer großen Herausforderung geworden. Digitalisierung, Transformation, Agile, New Work oder Innovationsfähigkeit sind dabei nur einige der derzeitigen Schlagworte. Unter den heutigen Herausforderungen bei Veränderungsprozessen wer­den im Wesentlichen die Digitalisierung und die digitale Transformation verstanden. Damit geht Agilität zwangs­läufig einher. Agiles Projektmanagement kann den Unternehmenswandel strukturiert steuern und erfolgreich die Wettbewerbsfähigkeit erhalten bzw. wiederherstellen.

Wer die einschlägigen Medien der jüngeren Generationen verfolgt, bekommt den Eindruck, dass die Arbeitswelt nur aus chilligen Lounge-Ecken, coolen verglasten Büros mit hippem Interieur und den aktuellsten digitalen Hilfsmitten besteht. Alle lächeln zufrieden und winken über Skype aus ihrem Zweit-Büro am Strand, der an einem angesagten, aber absurd abgelegenen Ort liegt. Jeder ist von überall vernetzt, alle haben Spaß dabei und erfolgreich ist man auch noch. Das sieht wunderschön aus und für einige ist dies bereits (schon) die gelebte Arbeitswelt. Vor allem in Branchen und Berufszweigen, von denen niemand vor zehn Jahren geglaubt hätte, dass sie jemals existieren werden.  

Die Realität für den weit überwiegenden Teil der deutschen Unternehmen sieht etwas anders aus. Sie stellen sich ganz andere Fragen: Wie bleibe ich wettbewerbsfähig? Was muss ich dafür tun? Ist das, was ich produziere oder an Dienstleistung anbiete noch zukunftsfähig? Wie bleibe ich als Arbeitgeber attraktiv, um die entsprechenden Fähigkeiten in meinem Unternehmen zu halten oder erfolgreich anzuziehen? Der demographische Wandel spielt eine erhebliche Rolle dabei und das vor allem aus einem Grund: Die oben beschriebene schöne neue Berufswelt ist vor allem eins, sie ist agil! 

Veränderte Bedingungen erfordern Reflexion und Anpassung – Bitte machen Sie Fehler! 

Agilität kann als höchste Form der Anpassung an die Umwelt verstanden werden und sie wird zunehmend zu einem essen- tiellen Faktor für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit. Agiles Mindset, Prinzipien, Projektmanagement, egal wie wir es benennen, Agilität zwingt zur permanenten Selbstreflexion und bedient sich dabei einem genialen Paradoxon: Struktur und Chaos gleichzeitig. Am Anfang steht eine Vision. Die Vision wird in Einzelteile aufgebrochen beschrieben. Es ist klar, was gewollt und nicht gewollt ist. Offen bleibt zu Beginn, wie der Weg zum Ziel konkret aussieht. In vorgeschriebenen Rollen und Ereignissen wird dann mit vorgeschriebenen Artefakten gearbeitet. Innerhalb dieser konsequenten Struktur arbeitet man sich in kleinen Schritten und übersichtlichen iterativen Zeitzyklen zu einem fein ausgearbeiteten Endprodukt durch. Fehler sollen auf jeden Fall und am besten zeitlich früh gemacht werden. Das erhöht den Lerneffekt und damit den Erfahrungswert für den weiteren Weg. Unsicherheit darf und muss bestehen, denn sonst gleitet der Fokus weg von dem, was wesentlich ist: die Lösung und nicht das Problem. 

Arbeit darf nicht gemacht werden, wenn sie als nicht sachdienlich oder falsch definiert festgestellt wird. Konstruktive Kritik und Veränderung wird begrüßt und der Raum dafür ganz bewusst geschaffen. Kommunikation ist essentiell. Transparenz, Überprüfung und Anpassung sind die Säulen. Darüber hinaus gibt es grundlegende Werte wie Mut, Respekt, Offenheit, Fokus und Pflichtgefühl , zu denen sich jeder Beteiligte verpflichtet. Es ist erforderlich, dass jeder Beteiligte maximale Verantwortung für sich selbst, das Team, die Arbeit und vor allem das Endprodukt bzw. die Leistung übernimmt. Darin liegt der Erfolg der agilen Arbeitsweise: Er steht und fällt mit der Verinnerlichung der Werte, Prinzipien und Strukturen.

Iterativer Ablauf nach agilem Projektmanagement (z. B. Scrum)Iterativer Ablauf nach agilem Projektmanagement (z. B. Scrum)

Werte wiederzuentdecken entfaltet Potenzial!

Agilität lebt von der Struktur und den Werten, denen sich die Beteiligten gegenüber verpflichten. Das stärkste Kapital, über das Unternehmen verfügen, ist die Motivation, die Fähigkeiten und die Bereitschaft der Mitarbeiter, das alle an einem Strang ziehen. 

Die besten Beispiele dafür sind Start-ups. Das nach außen wirkende Chaos der bunten Zettelchen ist in Wirklichkeit pure Systematik und Struktur. Für die bunten Zettelchen gibt es mittlerweile Software-Tools. Kein Wunder, denn die Software-Industrie setzt die Agilität bei der Produktentwicklung erfolgreich ein und hat sie gesellschaftsfähig gemacht. Diese Tools sowie andere digitale Mittel dienen der Unterstützung, der Zeitersparnis, der noch besseren Übersichtlichkeit und der Möglichkeit, Teams aus unterschiedlichen Standorten zusammenarbeiten zu lassen. Das Herzstück liegt in der persönlichen Interaktion und dem Handwerk eines jeden Beteiligten. Das macht die Anziehungskraft der Agilität für die jüngeren Generationen sowie für alle aus, deren Definition von Arbeit über das reine abarbeiten hinausgeht: Es wird Wertschätzung und Vertrauen vermittelt und gegeben. Workshops, stärkere Einbindung, Weiterbildungen, individuelle Arbeitsplatzlösungen, angenehmes Raumklima und vieles mehr dienen dazu, dem Mitarbeiter den bestmöglichen Nährboden für seine Leistungsfähigkeit und Bereitschaft zu bieten. Zudem sind die Leistung und die Fähigkeit jedes Einzelnen gleich wichtig für den Prozess und das Endergebnis. Das sind wichtige Faktoren im derzeit herrschenden und in der Zukunft noch brisanter werdenden „War of Talents“.

Ein Auszug aus dem agilen WerkzeugkastenEin Auszug aus dem agilen Werkzeugkasten

Transformation – Ein Problem kann nicht auf die gleiche Art gelöst werden, wie es entstanden ist!

Verkrustete Strukturen müssen erst aufbrechen, eingefahrene Vorgehensweisen und Verhaltensmuster erst durchbrochen und nicht mehr dienliche Aspekte beseitigt werden, um Platz für Neues zu schaffen. Die digitale Transformation hat ein Umdenken erforderlich gemacht und überall dort, wo noch keine Transformation erfolgt ist, wird sie über kurz oder lang zwingend notwendig. Das hat für jedes Unternehmen individuell unterschiedliche Ausmaße und Konsequenzen. 

Im betriebswirtschaftlichen Sinne steht die Transformation für den Prozess der Veränderung in Unternehmen und ein wesentlicher Aspekt bei Veränderungsprozessen ist die grundsätzliche Bereitschaft eines jeden, diesem offen und flexibel (agil) gegenüberzustehen. Für ein noch gesundes Unternehmen ist es schon ein kraftvoller Prozess, Veränderungen umzusetzen. Doch im Bereich der Sanierung und Restrukturierung stehen alle Beteiligten vor der zusätzlichen Herausforderung „den Karren in kürzester Zeit aus dem Dreck zu ziehen“. Die Krisensituation ist meist unwiderruflich fortgeschritten und die Erwartungshaltung an die Leistung eines jeden umso größer. Krisenunternehmen stehen meist vor überholten Geschäftsmodellen, Misswirtschaft, verkrusteten Strukturen, Chaos, etc. und nicht selten kommen alle Faktoren zusammen. Auf allen Seiten braucht es Mut, Offenheit, Vertrauen, Geduld, Risikobereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Verbindlichkeit und Transparenz, um den eingefahrenen und meist fest verankerten Prozessen entgegenzuwirken.

Auch Krisen verlaufen in der Regel nach einer gewissen Struktur und selbst dem Chaos herrscht eine beständige Struktur inne. Wird der Blick auf das Wesentliche gerichtet, dann gelingt die Bewältigung der Krise: Wie ist das Unter- nehmen in diese Situation hineingeraten? Was kann das Unternehmen selbst tun? Welche notwendigen Schritte oder Maßnahmen führen insgesamt zu einer Besserung? Wer kann oder muss zur Unterstützung mit ins Boot geholt werden? Diese Fragen sind die Grundlage für jedes vernünftige und erfolgreiche Sanierungskonzept, das auf einem dreistufigen Prozess aufsetzt: Analyse, Strukturierung und Umsetzung.

Klassisches vs.agiles Projektmanagement war gestern!

Projektmanagement ist in Veränderungsprozessen eine Selbstverständlichkeit. Die Auswahl und Kombination der richtigen Methoden oder Vorgehensweisen für die jeweilige Aufgabenstellung ist eine wesentliche Erfolgskomponente. Für die einen ist klassisches Projektmanagement das Non-Plus-Ultra, und für andere gilt dies für das agile Projektmanagement. Sicherlich kommt es auf die Branche, das Produkt, die Unternehmensstruktur oder die Infrastruktur an, für welche Vorgehensweise sich am Ende entschieden wird. Die Fülle der Möglichkeiten und immer neue Trends machen die Auswahl allerdings nicht leichter.

Eine neuere Tatsache ist jedoch, dass die einzelnen Vorgehensweisen nicht mehr gegeneinander konkurrieren müssen, sondern vielmehr zu einem Ganzen verschmelzen können, um die Ziele zu erreichen. Auch agile Vorgehensweisen unterliegen ihrem eigenen Prinzip, nämlich der Überprüfung und Anpassung. Wer noch nicht direkt am Anfang des Hypes auf den Zug aufgesprungen ist, mag vielleicht heute das Gefühl haben, es sei kurz vor Zwölf. Er profitiert jedoch immens von den Erfahrungen, die bereits bisher bei der Umsetzung gemacht wurden. Generell gilt, je bekannter der Aufgabenbereich bzw. das zu erreichende Ziel ist, desto einfacher ist der zu lösende Sachverhalt und desto eher wird sich im Bereich des klassischen Projektmanagements bewegt. Umgekehrt verspricht das agile Projektmanagement den größeren Erfolg je unbekannter alle Variablen sind und je komplexer damit der Sachverhalt wird. Veränderungsprozesse bestehen in der Regel aus vielen kleinen Prozessen, sodass unterschiedlichste Lösungen unter verschiedensten Bedingungen zu erreichen sind.

KomplexitätsmatrixKomplexitätsmatrix

Der Methoden-Mix, die Loslösung des Entweder-oder-Prinzips und die Öffnung für neue Vorgehensweisen sind die Lösung für die Anpassung an die sich immer schneller entwickelnden Umfeldbedingungen. 

Struktur ist alles – Alles ist Struktur! 

„Agil sein“ heißt, flexibel zu bleiben und zu verinnerlichen, dass komplexe individuelle Situationen individuelle Lösungen bra chen, die erschlossen werden wollen. Dafür gibt es Strukturen, die Unternehmen unterstützen, bestmögliche Ergebnisse und Erfolge zu erzielen. Die Digitalisierung eröffnet eine Fülle an technischen Möglichkeiten und zwingt gleichermaßen zur Anpassung an die Gegebenheiten, indem wieder Werte, soziale Faktoren, Kreativität, Gestaltungsspielraum, Fähigkeiten und Potenziale in den Fokus rücken.Derzeit wird auffällig häufig das Zitat „In Zeiten raschen Wandels können Erfahrungen Dein schlimmster Feind sein“ von Martin Luther King im Rahmen von Innovationsfähigkeit an- geführt. Erfahrungen können innovatives Denken blockieren und sie können es genauso gut erst ermöglichen. Die Innovationsfähigkeit eines einzelnen oder eines Unternehmens hängt vielmehr von unzähligen Faktoren ab. Wenn Sie wissen möchten, wie Buchalik Brömmekamp Agilität, Digitalisierung, Erfahrung, stetige Wissenserweiterung und Fähigkeiten individuell für Ihre Bedürfnisse einsetzt, sprechen Sie uns gerne an!

Prof. Scrum Master Susanne Koewius, Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung GmbH