Unklare Verantwortlichkeiten, fehlendes Datenmaterial und zu kurze Vorlaufzeiten sind die Hauptgründe, warum Entscheidungsprozesse oft scheitern oder deutlich zu spät beginnen. Die Folgen sind unnötige Kosten und eine Demotivation bei allen Beteiligten. Die Entscheidungsmatrix und das 4E-Formular vermeiden Prozessschwierigkeiten und führen Entscheidungen herbei, die zeitgerecht anhand der richtigen Daten von den richtigen Personen getroffen und pünktlich umgesetzt werden.

Typische Schwierigkeiten bei Entscheidungen

Die folgenden Probleme treten häufig in Entscheidungsprozessen auf:

1. Es ist nicht deutlich geregelt, wer die Entscheidung zu treffen hat. Dies führt dazu, dass Entscheidungen entweder nicht beschlossen oder durch eine weitere Person wieder geändert werden.
2. Es ist unklar, wann die Entscheidung getroffen werden muss. Meist wird in diesem Fall der Mitarbeiter überrascht, dass eine Entscheidung von ihm erwartet wird. Entweder werden dann weitere Projektschritte ohne genaue Datenanalyse vorangetrieben oder die nächsten Schritte verzögern sich erheblich.
3. Die Datenlage ist ungenügend. Aufgrund von Zeitmangel werden nicht alle Expertenmeinungen ausreichend berücksichtigt oder zu einem Ergebnis zusammengefasst. Folglich gehen nicht alle Erkenntnisse in die Entscheidungsfindung ein. Dadurch können bei der Umsetzung unerwartete Hindernisse auftreten, es drohen Fehlentscheidungen oder die Weiterführung des Projektes wird unnötig verzögert.
4. Der Umsetzer des Beschlusses ist nicht definiert. Somit werden die weiteren Arbeiten nur unvollständig oder gar nicht durchgeführt.

Entscheidungsmatrix

Die Entscheidungsmatrix stellt sicher, dass sowohl derjenige, der die Entscheidung trifft, als auch derjenige, der diese vorbereitet, zeitgerecht über eine wesentliche bevorstehende Entscheidung informiert wird. Damit können die Schwierigkeiten der Punkte 1. und 2. beseitigt werden. Die Matrix kann Bestandteil eines Projektplans sein oder zur Vorbereitung von regelmäßigen Besprechungen verwendet werden.

Innerhalb eines Projekts werden die wesentlichen Entscheidungen direkt zu Beginn in der Matrix erfasst. In Teambesprechungen dient sie dann als Grundlage für die Vorbereitung von Entscheidungen und zur Kontrolle des Prozessfortschrittes.

Abb. 1: Beispiel für eine Entscheidungsmatrix

4E-Formular

Das 4E-Formular umfasst gegenüber einer normalen Optionsanalyse als wesentliche Ergänzung alle am Entscheidungsprozess beteiligten Personen (4E) und definiert ihre Rollen. Zudem gewährleistet das Formular Transparenz bei Uneinigkeit im Team und der Prozessverlauf kann nachvollzogen werden. Die vier „E“ stehen für Entscheidungsprozessleiter, Entscheider, Experte und Exekution.

Entscheidungsprozessleiter: Er bereitet das 4E-Formular vor. Er stimmt die 4E-Rollen mit dem Entscheider ab, bindet alle involvierten Personen ein und stellt sicher, dass die erforderlichen Daten gemäß dem in der Entscheidungsmatrix vorgegebenen Zeitplan zusammengestellt werden.

Entscheider: Er trifft und verantwortet die Entscheidung. Dazu stellt er sicher,

• dass er befugt ist, die Entscheidung zu treffen, und
• dass sein Beschluss nicht durch andere Personen revidiert wird.

Weiterhin gibt er vor, welche Experten er zu Rate zieht. Der Entscheider ist immer eine einzelne Person.

Experten: Sie stellen die Daten zur Verfügung und geben ggf. eine Empfehlung. Die Expertenkommentare oder unterschiedlichen Meinungen werden unter dem Vermerk „Kommentare“ aufgelistet. So wird sichergestellt, dass alle Meinungen geäußert und dokumentiert werden. Obwohl die Experten noch unterschiedlicher Auffassungen sein können, kann der Prozess weiterlaufen und der Zeitplan wird eingehalten.

Exekution (Ausführende): Sie setzen den Beschluss um. Sie werden von Anfang an in den Entscheidungsprozess eingebunden und können ebenso wie die Experten Kommentare abgeben.

Abb. 2: Beispiel für ein 4E Formular

4E-Formular fordert Entscheidung ein

Mit Hilfe des 4E-Formulars können Entscheidungen sauber vorbereitet und getroffen werden. Alle beteiligten Personen können ihre Meinung äußern und unterschiedliche Ansichten werden transparent dargestellt.

Der Entscheider spielt dabei eine sehr wesentliche Rolle. Er muss sicherstellen, dass er berechtigt ist, die Entscheidung zu treffen. Mit dem 4E-Formular erhält er ein komplettes Bild auch abweichender Ansichten und kann die Entscheidung auf einer soliden Datenbasis treffen. Mit dieser Vorgehensweise können die typischen Schwierigkeiten bewältigt werden. Für die Umsetzung der getroffenen Maßnahmen bietet sich das Maßnahmen-Management-Tool (mmt) der mbb [consult] an.

Kontakt: Dr. Dirk Dümpelmann
Dr.-Ingenieur, Projektmanager
Leiter des Competence Centers Operations
Schwerpunkte: Produktionsoptimierung, Kapazitäts- und Logistikplanung, Standortanalysen

Tel. 0211 – 82 89 77 162

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