Abschlussprüfung zum Kurzarbeitergeld: Droht Unternehmen eine Rückzahlung?

In der Corona-Pandemie wurde das Kurzarbeitergeld (KuG) von vielen Unternehmen in Anspruch genommen. Auch der Gesetzgeber hat die Notwendigkeit gesehen, über die Verlängerung des KuG-Anspruchs die Unternehmen in dieser außergewöhnlichen Krise zu unterstützen. Nun, da sich aber die Erforderlichkeit der Kurzarbeit reduziert und mancherorts gänzlich beendet wird, kommt es zur Abrechnung.

Soweit die Agentur für Arbeit KuG nämlich bewilligt und auszahlt, erfolgt dies zunächst nur „vorläufig“. Nach Beendigung der Kurzarbeitsperiode nimmt die Arbeitsagentur eine Abschlussprüfung vor im Rahmen derer das ausgezahlte und das eigentlich zu beanspruchende KuG gegenübergestellt werden. An dieser Praxis halten die Arbeitsagenturen auch während oder im Nachgang der Pandemie, aufgrund derer eine ungleich höhere Anzahl an Unternehmen KuG in Anspruch genommen haben, fest.

Das KuG soll Unternehmen in einer misslichen wirtschaftlichen Situation schnell zur Verfügung stehen. Die Arbeitsagentur zahlt daher zunächst „vorläufig“ unter Berücksichtigung der monatlich eingehenden KuG-Leistungsanträge. Erst nach der Beendigung der Kurzarbeit wird die korrekte Berechnung überprüft anhand derer sodann eine abschließende und endgültige Entscheidung (per Bescheid) getroffen wird.

Zwischenzeitlich hat die Agentur für Arbeit verlautbaren lassen, dass aus Gleichbehandlungsgründen bei allen Betrieben, die während der Pandemie KuG in Anspruch nahmen, eine Abschlussprüfung durchgeführt werden wird.

Nach Beendigung der Kurzarbeitsphase wird der Betrieb sodann seitens der Arbeitsagentur angeschrieben. Der Betrieb selbst muss nichts veranlassen, sich also auch nicht zur Abschlussprüfung melden.

Die Arbeitsagentur wird die nachfolgenden Unterlagen anfordern und prüfen:

– Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto

– Gehalts- oder Lohnabrechnungen

– die arbeitsvertragliche Grundlage für die Anordnung der Kurzarbeit, welche sich entweder aus dem Arbeitsvertrag, einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat ergibt

– Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge

– Urlaubsplan oder Urlaubsliste und

– Berechnungsprotokoll über Soll-/Ist-Entgelt

Diese Nachweise können schriftlich oder digital eingereicht werden, wobei dringend auf die Frist zu achten ist, welche die Arbeitsagentur zur Einreichung der Unterlagen in ihrem Anschreiben setzt. Wird diese Frist verletzt, droht ein Erstattungsbescheid über das im Vorhinein gezahlte KuG. Da es sich bei dem KuG um „laufende Leistungen“ im Sinne des § 86a Abs. 2 SGG handelt, wäre ein solcher Bescheid sofort vollziehbar. Widerspruch und Klage würden diese Vollziehbarkeit nicht aufschieben.

Deswegen und weil eine Abschlussprüfung sowieso unausweichlich ist, raten wir dringend dazu, in Vorbereitung der Prüfung die aufgezählten Dokumente bereits zusammenzustellen und die ordentliche und vor allem vollständige Dokumentation, insbesondere bezüglich der Arbeitszeitnachweise, zu prüfen. Der Arbeitgeber muss in der Lage sein, der Agentur für Arbeit genau nachweisen zu können, wann welcher Mitarbeiter wie lang gearbeitet hat. Dies gilt auch für Mitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit. Auch deren Arbeitszeit muss während der Kurzarbeitsphase genau dokumentiert werden, um letztlich ein Abweichen der Ist- von der Sollarbeitszeit nachvollziehbar aufzeigen zu können.

Anhand dieser Nachweise wird die Arbeitsagentur prüfen, ob

– das Soll- und Ist-Entgelt jeweils richtig berechnet wurde, insbesondere die Entgelte für die Feiertage korrekt berechnet wurden,

– ungeschützte Arbeitszeitguthaben und Urlaubsansprüche vor Beginn der Kurzarbeit verwendet wurden und

– ob Kurzarbeitergeld für Personen abgerechnet wurde, deren Beschäftigungsverhältnis – entgegen dem Gedanken des KuG – beendet wurde.

Sollte die Arbeitsagentur hierbei Fehler feststellen, wird sie zunächst prüfen, ob diese Fehler bei vergleichbaren Arbeitnehmern ebenfalls auftreten und daher von einem systematischen Fehler, etwaig wegen der Zugrundelegung einer fehlerhaften Berechnungsmethode seitens des Unternehmens ausgehen. In dem Fall könnte das Unternehmen einen entsprechend angepassten Korrekturantrag stellen. Kommt das Unternehmen einer Aufklärungsaufforderung nicht nach, muss es das Ergehen eines Erstattungsbescheides fürchten. Stellt die Arbeitsagentur nur kleinere Fehler fest, wird sie gleich einen abschließenden Bescheid erlassen.

Nachdem die Arbeitsagentur ihre Prüfung also abgeschlossen hat, bescheidet sie über die letztliche Höhe des KuG.

• Ergibt sich hieraus, dass die Agentur für Arbeit im Vorhinein zu wenig KuG gewährt hatte, wird sie einen Nachzahlungsanspruch zugunsten des Unternehmens feststellen und dementsprechend bescheiden.
• Stellt sich das Gegenteil heraus, nämlich dass die Arbeitsagentur zu viel KuG gezahlt hat, wird sie gegenüber dem Unternehmen einen Erstattungsbescheid

Gegen jedweden Bescheid besteht die Möglichkeit sich zur Wehr zu setzen. Die hierfür geltende Frist beträgt einen Monat ab Zugang des Bescheides. Daher ist dazu zu raten, unbedingt den Zugangstag auf dem Bescheid, etwaig durch Eingangsstempel, zu dokumentieren.

Im Falle der Überzahlung kommt auch durchaus das Stellen einer Strafanzeige in Betracht, dies insbesondere dann, wenn sich im Rahmen der Abschlussprüfung herausstellt, dass vorherige KuG-Zahlungen aus falschen oder unvollständigen Angaben des Unternehmens resultieren.

Diese Fälle werden dann als Subventionsbetrug gemäß § 264 StGB verfolgt, wobei hier insbesondere hervorzuheben ist, dass auch die leichtfertige, also fahrlässige Begehung strafbar ist. Sollten dem Unternehmen schon frühzeitig Zweifel an der Ordnungsgemäßheit des KuG-Bezuges kommen, muss dazu geraten werden, hier alsbald eine interne Prüfung vorzunehmen und für den Fall, dass sich tatsächlich Ungereimtheiten ergeben, diese der Arbeitsagentur (zum Beispiel per Korrekturformular), der Einzugsstelle für die Sozialversicherungs-beiträge und dem Finanzamt mitzuteilen. Unterbleibt dies oder pocht der Arbeitgeber wider besseres Wissen auf einen nicht bestehenden KuG-Anspruch, ist ihm Vorsatz hinsichtlich des Betruges vorzuwerfen.