Abschluss­prü­fung zum Kurz­ar­bei­ter­geld: Droht Unter­neh­men eine Rückzahlung?

In der Coro­­na-Pan­­de­­mie wur­de das Kurz­ar­bei­ter­geld (KuG) von vie­len Unter­neh­men in Anspruch genom­men. Auch der Gesetz­ge­ber hat die Not­wen­dig­keit gese­hen, über die Ver­län­ge­rung des KuG-Anspruchs die Unter­neh­men in die­ser außer­ge­wöhn­li­chen Kri­se zu unter­stüt­zen. Nun, da sich aber die Erfor­der­lich­keit der Kurz­ar­beit redu­ziert und man­cher­orts gänz­lich been­det wird, kommt es zur Abrechnung.

Soweit die Agen­tur für Arbeit KuG näm­lich bewil­ligt und aus­zahlt, erfolgt dies zunächst nur „vor­läu­fig“. Nach Been­di­gung der Kurz­ar­beits­pe­ri­ode nimmt die Arbeits­agen­tur eine Abschluss­prü­fung vor im Rah­men derer das aus­ge­zahl­te und das eigent­lich zu bean­spru­chen­de KuG gegen­über­ge­stellt wer­den. An die­ser Pra­xis hal­ten die Arbeits­agen­tu­ren auch wäh­rend oder im Nach­gang der Pan­de­mie, auf­grund derer eine ungleich höhe­re Anzahl an Unter­neh­men KuG in Anspruch genom­men haben, fest.

Grün­de für die Abschlussprüfung

Das KuG soll Unter­neh­men in einer miss­li­chen wirt­schaft­li­chen Situa­ti­on schnell zur Ver­fü­gung ste­hen. Die Arbeits­agen­tur zahlt daher zunächst „vor­läu­fig“ unter Berück­sich­ti­gung der monat­lich ein­ge­hen­den KuG-Leis­­tungs­­an­­trä­­ge. Erst nach der Been­di­gung der Kurz­ar­beit wird die kor­rek­te Berech­nung über­prüft anhand derer sodann eine abschlie­ßen­de und end­gül­ti­ge Ent­schei­dung (per Bescheid) getrof­fen wird.

Ablauf der Abschlussprüfung

Zwi­schen­zeit­lich hat die Agen­tur für Arbeit ver­laut­ba­ren las­sen, dass aus Gleich­be­hand­lungs­grün­den bei allen Betrie­ben, die wäh­rend der Pan­de­mie KuG in Anspruch nah­men, eine Abschluss­prü­fung durch­ge­führt wer­den wird.

Nach Been­di­gung der Kurz­ar­beits­pha­se wird der Betrieb sodann sei­tens der Arbeits­agen­tur ange­schrie­ben. Der Betrieb selbst muss nichts ver­an­las­sen, sich also auch nicht zur Abschluss­prü­fung melden.

Die Arbeits­agen­tur wird die nach­fol­gen­den Unter­la­gen anfor­dern und prü­fen:

- Arbeits­zeit­nach­wei­se und Arbeitszeitkonto

- Gehalts- oder Lohnabrechnungen

- die arbeits­ver­trag­li­che Grund­la­ge für die Anord­nung der Kurz­ar­beit, wel­che sich ent­we­der aus dem Arbeits­ver­trag, einer Zusatz­ver­ein­ba­rung zum Arbeits­ver­trag oder einer Betriebs­ver­ein­ba­rung mit dem Betriebs­rat ergibt

- Kün­di­gungs­schrei­ben und/oder Aufhebungsverträge

- Urlaubs­plan oder Urlaubs­lis­te und

- Berech­nungs­pro­to­koll über Soll-/Ist-Ent­­­gelt

Die­se Nach­wei­se kön­nen schrift­lich oder digi­tal ein­ge­reicht wer­den, wobei drin­gend auf die Frist zu ach­ten ist, wel­che die Arbeits­agen­tur zur Ein­rei­chung der Unter­la­gen in ihrem Anschrei­ben setzt. Wird die­se Frist ver­letzt, droht ein Erstat­tungs­be­scheid über das im Vor­hin­ein gezahl­te KuG. Da es sich bei dem KuG um „lau­fen­de Leis­tun­gen“ im Sin­ne des § 86a Abs. 2 SGG han­delt, wäre ein sol­cher Bescheid sofort voll­zieh­bar. Wider­spruch und Kla­ge wür­den die­se Voll­zieh­bar­keit nicht aufschieben.

Des­we­gen und weil eine Abschluss­prü­fung sowie­so unaus­weich­lich ist, raten wir drin­gend dazu, in Vor­be­rei­tung der Prü­fung die auf­ge­zähl­ten Doku­men­te bereits zusam­men­zu­stel­len und die ordent­li­che und vor allem voll­stän­di­ge Doku­men­ta­ti­on, ins­be­son­de­re bezüg­lich der Arbeits­zeit­nach­wei­se, zu prü­fen. Der Arbeit­ge­ber muss in der Lage sein, der Agen­tur für Arbeit genau nach­wei­sen zu kön­nen, wann wel­cher Mit­ar­bei­ter wie lang gear­bei­tet hat. Dies gilt auch für Mit­ar­bei­ter mit Ver­trau­ens­ar­beits­zeit. Auch deren Arbeits­zeit muss wäh­rend der Kurz­ar­beits­pha­se genau doku­men­tiert wer­den, um letzt­lich ein Abwei­chen der Ist- von der Soll­ar­beits­zeit nach­voll­zieh­bar auf­zei­gen zu können.

Anhand die­ser Nach­wei­se wird die Arbeits­agen­tur prü­fen, ob

- das Soll- und Ist-Ent­­­gelt jeweils rich­tig berech­net wur­de, ins­be­son­de­re die Ent­gel­te für die Fei­er­ta­ge kor­rekt berech­net wurden,

- unge­schütz­te Arbeits­zeit­gut­ha­ben und Urlaubs­an­sprü­che vor Beginn der Kurz­ar­beit ver­wen­det wur­den und

- ob Kurz­ar­bei­ter­geld für Per­so­nen abge­rech­net wur­de, deren Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis – ent­ge­gen dem Gedan­ken des KuG — been­det wurde.

Soll­te die Arbeits­agen­tur hier­bei Feh­ler fest­stel­len, wird sie zunächst prü­fen, ob die­se Feh­ler bei ver­gleich­ba­ren Arbeit­neh­mern eben­falls auf­tre­ten und daher von einem sys­te­ma­ti­schen Feh­ler, etwaig wegen der Zugrun­de­le­gung einer feh­ler­haf­ten Berech­nungs­me­tho­de sei­tens des Unter­neh­mens aus­ge­hen. In dem Fall könn­te das Unter­neh­men einen ent­spre­chend ange­pass­ten Kor­rek­tur­an­trag stel­len. Kommt das Unter­neh­men einer Auf­klä­rungs­auf­for­de­rung nicht nach, muss es das Erge­hen eines Erstat­tungs­be­schei­des fürch­ten. Stellt die Arbeits­agen­tur nur klei­ne­re Feh­ler fest, wird sie gleich einen abschlie­ßen­den Bescheid erlassen.

Fol­gen der Abschluss­prü­fung: Erstat­tung, Nach­zah­lung und Sanktion

Nach­dem die Arbeits­agen­tur ihre Prü­fung also abge­schlos­sen hat, beschei­det sie über die letzt­li­che Höhe des KuG.

  • Ergibt sich hier­aus, dass die Agen­tur für Arbeit im Vor­hin­ein zu wenig KuG gewährt hat­te, wird sie einen Nach­zah­lungs­an­spruch zuguns­ten des Unter­neh­mens fest­stel­len und dem­entspre­chend beschei­den.
  • Stellt sich das Gegen­teil her­aus, näm­lich dass die Arbeits­agen­tur zu viel KuG gezahlt hat, wird sie gegen­über dem Unter­neh­men einen Erstat­tungs­be­scheid

Gegen jed­we­den Bescheid besteht die Mög­lich­keit sich zur Wehr zu set­zen. Die hier­für gel­ten­de Frist beträgt einen Monat ab Zugang des Beschei­des. Daher ist dazu zu raten, unbe­dingt den Zugangs­tag auf dem Bescheid, etwaig durch Ein­gangs­stem­pel, zu dokumentieren.

Im Fal­le der Über­zah­lung kommt auch durch­aus das Stel­len einer Straf­an­zei­ge in Betracht, dies ins­be­son­de­re dann, wenn sich im Rah­men der Abschluss­prü­fung her­aus­stellt, dass vor­he­ri­ge KuG-Zah­­lun­­­gen aus fal­schen oder unvoll­stän­di­gen Anga­ben des Unter­neh­mens resultieren.

Die­se Fäl­le wer­den dann als Sub­ven­ti­ons­be­trug gemäß § 264 StGB ver­folgt, wobei hier ins­be­son­de­re her­vor­zu­he­ben ist, dass auch die leicht­fer­ti­ge, also fahr­läs­si­ge Bege­hung straf­bar ist. Soll­ten dem Unter­neh­men schon früh­zei­tig Zwei­fel an der Ord­nungs­ge­mäß­heit des KuG-Bezu­­ges kom­men, muss dazu gera­ten wer­den, hier als­bald eine inter­ne Prü­fung vor­zu­neh­men und für den Fall, dass sich tat­säch­lich Unge­reimt­hei­ten erge­ben, die­se der Arbeits­agen­tur (zum Bei­spiel per Kor­rek­tur­for­mu­lar), der Ein­zugs­stel­le für die Sozi­al­­ver­­­si­che­­rungs-bei­­trä­­ge und dem Finanz­amt mit­zu­tei­len. Unter­bleibt dies oder pocht der Arbeit­ge­ber wider bes­se­res Wis­sen auf einen nicht bestehen­den KuG-Anspruch, ist ihm Vor­satz hin­sicht­lich des Betru­ges vorzuwerfen.

Micha­el Kothes, Part­ner, Rechts­an­walt, Fach­an­walt für Arbeits­recht, Fach­an­walt für Sozialrecht

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