Prozessverbesserung mit der 5-Warum-Methode

Unkraut jäten, ist eine sehr unbeliebte und nie endende Aufgabe. Dennoch wird in den meisten Produktions­betrieben eben diese Taktik gewählt, wenn es um die Beseitigung von Problemen geht. Es werden nur die ­Blätter entfernt, die eigentliche Wurzel (Ursache) verbleibt und führt zu erneuten, meist größeren Problemen. Mit der 5-Warum-Methode kann man direkt zur Wurzel vordringen, um die Ursache zu beseitigen.

Durch steigenden Zeitdruck und fehlende systematische Problemlösungstechniken werden nur die Symptome beseitigt, um eine schnelle und unverzügliche Lösung zu erreichen. Da die eigentliche Ursache weiterhin besteht, ist die Folge, dass nach einiger Zeit die gleiche oder eine ähnliche Problemstellung wieder eintritt.

Dazu ein Beispiel: Die an einer Maschine ausgetretene Flüssigkeit wurde als Kühlflüssigkeit identifiziert und kann damit einer defekten Dichtung zugeordnet werden. Wird jetzt nur die Dichtung getauscht, ohne den Defekt zu hinterfragen, tritt dieses Problem immer wieder auf und die Dichtung muss regelmäßig ausgewechselt werden.

Die 5-Warum-Methode richtig angewandt

Der Dichtungsschaden lässt sich langfristig nur beheben, wenn nicht an den Symptomen gekratzt wird, sondern die Ursache des Problems eliminiert wird. Dazu bietet sich das Hinterfragen mittels „5-Warum-Methode“ an.

Bei dieser einfachen aber wirkungsvollen Methode wird ­zunächst das bestehende Problem beschrieben. Auch eine Skizze oder ein Foto kann als Verdeutlichung dienen. Nun wird so lange nachgefragt, bis die eigentliche Ursache des Problems gefunden wurde. Dies ist in der Regel nach fünfmaligem Fragen der Fall. Nach jeder Antwort wird dieser mit einer erneuten „warum-Frage“ nachgegangen. Dadurch dringt man immer tiefer in den Prozess ein und gelangt an die Wurzel des Problems.

Bei diesem Vorgang ist es wichtig, dass keine Annahmen, sondern die Aussagen rein faktenbasiert getroffen werden. Ein direkter Kontakt mit den Prozessbeteiligten ist dabei unabdingbar und auch die Besprechung des Problems vor Ort ist von Vorteil. Die tatsächliche Ursache ist gefunden, wenn die letzte Frage auf einen systematischen Fehler oder einen fehlenden Prozess abzielt. Oftmals wird die Ursachenforschung jedoch zu früh beendet. Hierbei hat sich die Anzahl von fünf Warum-Fragen als optimaler Richtwert erwiesen, der je nach Situation über- oder unterschritten werden kann.

Einspareffekte durch die richtigen Maßnahmen

Nach der Ursachenfindung müssen geeignete Maßnahmen definiert und umgesetzt werden. Dazu werden Verantwortlichkeiten und der Zeitplan in einem Maßnahmenkatalog festgehalten. Nach der Umsetzung muss das Ergebnis kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass das Problem nicht weiterhin existiert. Ist die Maßnahme wiederkehrend, ist es sinnvoll, auch die Überprüfung regelmäßig zu planen.

Die Erfolge der 5-Warum-Methode stellen sich schnell ein, da sich die Eingriffe und Stillstände sofort nach Ursachenbeseitigung verringern. Weiterer positiver Effekt ist, dass sich die Ergebnisse auch auf andere Maschinen oder Pro­zesse anwenden lassen und sich somit Einspareffekte ­vervielfachen.

Durch Schulung der Mitarbeiter auf dieses gut anzuwen­dende Problemlösungswerkzeug wird zudem der Gedanke des Kontinuierlichen-Verbesserungsprozesses (KVP) direkt an die Basis gebracht und im täglichen Geschäft angewandt.

In unserem Beispiel ergaben die intensiven Fragen, dass das Kühlmittel durch Metallsplitter verunreinigt war, die letztendlich die Dichtung beschädigten. Die Metallsplitter entstanden durch eine defekte Kühlmittelpumpe. Mit dem Austausch der Pumpe konnte die Ursache beseitigt werden. Erst durch diese Maßnahme tratt das anfängliche Problem auch langfristig nicht mehr auf, wodurch Stillstands- und Wartungsaufwand eingespart wurden.

Kurt Bühler
Senior Consultant bei der Buchalik Brömmekamp Unternehmensberatung GmbH